借款、费用报销流程.doc

1 借款、个人差旅费报销和其他费用报销流程 1、借款、个人差旅费报销和其他费用报销流程适用范围本流程适用于公司借款和费用报销过程,包括三个子流程: 借款、 职工报销个人差旅费和 非差旅费报销三个子流程。 2、各部门的职责经办人负责填写借款单、个人报销报告和提交费用报销的发票、相应的合同或其他支持性文件,部门经理或公司主管领导按照审批权限的签字核准后提交财务中心。财务中心相关岗位根据公司的政策规定审核经办人的借款要求、报销情况等。提交资料(如报销发票)的真实性和合理性由经办人及其主管领导负责, 财务中心有权根据公司的相关政策做出调整,调整时应向经办人说明原因。经办人应在出差或办事后及时报帐,财务中心需及时审核和处理经办人的请求,发现任何问题及时反馈并与经办人协商处理。 3、借款、个人差旅费和其他费用报销流程的重要风险和控制程序本流程包括的重要风险有:1)预付款项不合理,占用公司资金或可能形成坏帐;2)员工报销时不符合公司规定,提供的单据不真实 3)费用报销不及时, 致使财务记录不准确、影响企业向外提供的财务报告;4)未经授权即付出款项, 导致公司财产损失为了控制上述风险,需要对预付款实行分类管理和总额控制,定期清查预付款记录、供领导决策参考。员工借款一般要求借款后 60 天内归还(通过报帐或还款方式) 。超过期限的,财务中心有权从其工资中扣回未还款。有未还借款的,一般情况不允许再借款。经办人及其主管领导对报销款项的真实性和合规性负责,财务中心负责审核相关报销是否符合国家法律和公司相关规定的要求。 4、相关的制度索引和实施证据 5、附录差旅费报销单(仅供参考) 差旅费报销单 2 报销日期: 年月日部门姓名出差人数出差事由附单据张出差地点起止日期天数交通费住宿费补贴其他飞机火车其他市内核准报销金额合计人民币(大写) ￥公司负责人: 财务中心负责人: 部门负责人: 经办人: 3 单位:聚成企业管理顾问有限公司流程名称:借款编制人: 流程编号: 业务主管部门:财务中心最后更新时间: 2007-12 业务参与部门:其他部门适用于: 4 借款子流程说明 1) 公司业务经办人员可以根据签订的合同约定申请预借款项,填写相应的单据、根据借款金额的大小获得不同层级领导的批准。向财务中心提交已批准的审批单时,应附上签订的合同、借款单上填写合同号,财务中心出纳岗位根据资金情况予以付款,原则上列入资金计划的款项优先安排。 2) 员工出差时可根据出差地点、出差期间和所办事由预借差旅费。填写借款单时,应简要列明申请借款金额的计算过程:如多少天,每天花费的金额, 包含的项目等。 3) 给供应商的预付款,有具体要求的,从其规定:如工程合同的付款,在工程审计结果出来之前,不能超过工程预算的 70% 。没有具体规定的,实际预付帐款前,应查询预付该公司的帐款是否已超过限额或有长期未报销款项。与负责采购相关人员核实后,做出预付或拒绝预付的建议。 4) 员工个人借款出差或办理公司事务的,应在出差或办完事后尽快填写报销单。原则上个人借款不能超过 60天,超过期限的,财务中心有权从其工资中扣回。旧帐未清时,一般不再准予新借款。 5) 借款单由经办人统一交给公司出纳岗位,财务中心核实现有借款和其他信息后,再由公司领导审批。财务中心根据领导审批情况,安排付款并进行帐务处理。 6) 付款后,根据借款目的不同,由财务中心不同岗位员工进行帐务处理并保留相关的合同。 7) 以上流程中以褐色显示的是关键流程,其重要风险和控制程序见以下关键文档说明。 5 关键控制文档业务流程名称:借款流程编号: 业务主管部门:财务中心最后更新时间: 2007-12 业务参与部门: 关键控制编号重要风险关键控制描述规范控制方法实施证据 05 借款超过公司规定的限额,带来信用风险影响资金使用效率对供应商实行分类管理,不同的供应商预付限额和比例不同。按已签订合同判断是否预付款- 公司可根据采购物资和服务的情况, 对供应商实行分类管理, 严格控制预付帐款的金额和比例人工供应商分类管理手册 06 借款没有合同或其他合理证据支持借款时须提供采购合同,没有合同时说明原因,差旅费借款说明借款原因和金额计算过程- 对供应商的预付款按合同执行, 没有签订合同时一般不预付款项。如果合同中写明是货到付款的, 不予预付款-个人借款, 应说明出差地点、出差期间, 计算过程或所办事项人工填写的借款申请单 11 预付帐款的记录不准确款项预付后,相关岗位应正确记录对方科目,便于日后对帐和进行合同管理-出纳岗位预付款项后,列明付款银行, 根据借款目的不同,交由不同岗位记帐, 记帐时应尽可能在计算机中输入更多的索引信息,以备日后查找人工审核后记帐凭证 6 单位:深圳聚成企业管理顾问有限公司流程名称:员工个人