党政机关标准公文模板制作方法示例.doc

党政机关标准公文模板制作方法(示例) 徐州市政协徐智勇—1—对照标准制作模板规范格式方便应用——党政机关标准公文模板制作方法(示例) 徐州市政协徐智勇文章摘要: 如何规范党政机关行政公文的格式?如何使印发的行政公文符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准的规定? 本文以党政机关行政公文常用的红头文件为目标,逐一对照《办法》和《标准》中对行政公文各要素的具体要求,详细阐述了如何使用微软 Word 文字处理软件制作标准行政公文模板的方法和步骤。以供学习参考、交流探讨、互助共进。相关公文格式标准 1. 行政机关的公文种类: 主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。 2 .部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。 3.“请示”应当一文一事; 一般只写一个主送机关, 需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。 4.“报告”不得夹带请示事项。 5 .人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 6 .公文的结构层次序数:第一层为“一”,第二层为“(一)”, 第三层为“1.”, 第四层为“(1)”。如层次较少可以跨层使用, 但层次序列、序数格式不变。党政机关标准公文模板制作方法(示例) 徐州市政协徐智勇—2— 7 .公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。 8. 标识公文横向距离的长度单位为字。一个字指一个汉字空间。 9 .标识公文中纵向距离的长度单位为行。以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。 10 .公文各要素标识规则: 《国家行政机关公文格式》标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(含)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词(含)以下的各要素统称版记。 Word 公文模板制作首先打开 Word ,进入 Word 窗口界面。一、设置页面△《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中有关页面的具体格式要求(以下简称“格式要求”): 公文用纸采用定量为 60g/m 2~ 80g/m 2 的胶印纸或复印纸。一般采用 A4 型纸,成品幅面尺寸为 210mm × 297mm 。公文页边与版心尺寸:天头(上白边)为 37mm ± 1mm ,订口(左白边)为 28mm ± 1mm ,版心尺寸为 156mm × 225mm (不含页码)。排版规格:正文使用小二号仿宋字体,一般每页排 20 行,每行 24 个字。◇制作设置方法: 1 .选择“文件”菜单,选择“页面设置”。 2 .选择“纸张”附签,选择纸张类型为 A4 。 3 .选择“页边距”附签,选择方向为“纵向”,将页边距分别设置如下:上 厘米、下 厘米、左 厘米、右 厘米。党政机关标准公文模板制作方法(示例) 徐州市政协徐智勇—3— 4. 选择“版式”附签, 将页眉边界设置为 厘米, 页脚边界设置为 厘米。 5. 选择“文档网格”附签, 单击“字体设置”, 设置“中文字体”为“仿宋”,“字号”为“小二号”。 6 .选中“指定行和字符网格”,设置“每行”为“ 24”个字符, “每页”为“ 20”行。二、设置页码◇制作设置方法: 1 .选择“插入”菜单,选择“页码”; 党政机关标准公文模板制作方法(示例) 徐州市政协徐智勇—4— 2. 设置“位置”为“页面底端( 页脚)”,“对齐方式”为“外侧”。 3 .单击“格式”按钮,设置“数字格式”为全角的显示格式,单击“确定”按钮完成页码设置。 4 .双击选中页码,将字号设置成“四号”,然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“-”,并与页码之间空一半角空格。三、设置公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度△格式要求: 涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限, 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。如需标识秘密等级, 用小二号黑体字, 顶格标识在版心右上角第 1 行,两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限,在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如需标识紧急程度, 用小二号黑体字, 顶格标识在版心右上角第 1 行,两字之间空 1 字;如需同时标识密级与紧急程度,密级顶格标识在版心右上角