公司文书的起草及制发制度.docx

公司文书的起草及制发制度第一条设立目的为规范本公司文书起草和制发工作,特制订本制度。第二条适用范围本细则所称文书,包括公司各种通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文。凡公司内的公务文件除有特殊规定外,一律依照本制度。发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用本制度。第三条文书的制定 : (1)文件应是一文一事,简单明了,适用楷书; (2)除有特殊规定外,应注明以下事项:文号、发文日期、发文机关(发文者)、收文机关(收文者)、文件标题、文件拟稿人及有关责任者; (3)文件标题应简洁明了,准确鲜明地揭示文件内容; (4)文字应通俗易懂,尽可能口语化; (5)行文要层次清楚,重点突出; (6)对于文件中引用的其他相关文件,要注明其文件号及日期。(7)陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记于另外的纸上。 (1)文件通常在第一行写上文号,第二行写上能揭示文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收件人姓名,然后在下一行写文件内容。(2)属于复审呈报的文件,通常采取在文件末尾用后记的形式说明,并在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。(3)由_____发出的指令性文件上应写收文单位的名称,必要时要写上号码和年月日。(4)文件制发者及收件者应注明职务,署名或盖章。文件处理人将以此作为依据。但同时发往多个单位的文件,如通知等,为了简便,多采用印刷品,此时签名及盖印即可省略。(5)文件号按如下方法编制: A机关内部文件可注明本科室代字或代号,连续性文件应注有连续号; B对外行文时应注明本公司代字或代号。(6)对于定期制发文件或使用频率较高的文件,为简化手续,可事先规定好行文格式和文例,并以此为准事先做好印刷准备。(7)在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下空白处。 (1)文书需要按规定适用特定纸张。(2)文书原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能,文字应清晰可辨。(3)内容简单、非机密文件不一定密封发出,可直接传阅或发送。 ,依以下原则区别使用不同文种: (1)提案,不仅仅是发出指令,而且希望将其意见广为讨论。(2)承认,就有关事务进行认定。(3)请示,所报内容等候裁定。(4)报告,关于批示的答复性汇报。(5)申请,请示对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请。发文单位对下属发布的文件,依以下要求区别使用: (1)指示,对申请、请示及要求的答复。(2)传达,有关事务上的指令。(3)训令,命令或注意事项。不在前地二条之列的文件有以下类别: (1)通牒,有关业务的通报。(2)照会,意见或需要回复的事项。(3)问答,对照会的答复。 (1)文书定稿前须经_____审批。(2)凡需要呈递______的文件,须逐级上报。须在调查核实的基础上,写出意见,注明呈报_____的姓名,然后上报。若不需要呈报,则在该文书右上方空白处注明办文单位的名称、文号、年月日。(3)审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查,对不当之外加以修改,使之明白无误。 ,依照以下各条进行。(