采购管理流程手册.doc

采购管理流程手册概述前提说明采购的范围采购是指企业在日常经营活动中因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。本公司的采购范围主要包括以下内容:固定资产低值易耗品(包括:办公用品)专业服务(包括:咨询费)公共事业服务(包括:电话费、邮电费、物业管理)其他服务(包括:业务宣传费、汽车费用、租赁费)应付帐款应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。应付票据应付票据是由出票人出票,委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。预提费用企业在市场经营活动中发生的费用不一定当时就要支付,但按照权责发生制原则,应该将属于当期的费用计入当期。本公司的预提费用主要包括:租赁费水电费咨询费利息其他应付款其他应交款包括教育费附加、其他暂收及应付款等应交款项。负责部门和职责共同职责全公司各部门全公司职员规范采购程序,建立、健全采购的内部控制;为公司节约采购成本,最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部费用会计预算控制从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核编制与采购相关的会计分录编制与采购相关的凭证依合同及时付款给供应商计财部会计经理预算控制复核并批准所有付款凭证行政部采购员根据采购申请要求联系供应商并询价,确定综合成本最低的供应商向供应商发订单并进行订单管理维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经理审批采购申请单和订单使用部门部门总经理控制部门采购预算审核、批准部门采购申请单和付款申请单使用部门行政员汇总部门采购申请及时取得本部门财务信息,协助进行预算控制采购管理运作分类采购管理的运作可分为:控制环境运作分类具体工作控制程序经营管理的观念、方法和风格组织结构权限和责任分配监控方法内部审计人事政策和实务采购申请及授权采购申请与批准文件设计和记录独立复核授权预算管理供应商选择供应商授权文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核授权确认供应商资料管理和接触控制独立复核授权供应商再评估文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核职责分工采购编制采购订单文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核出具采购订单资料管理和接触控制独立复核授权控制环境运作分类具体工作控制程序收货并记录验收货物文件设计和记录资料管理和接触控制职责分工独立复核确认采购文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核会计系统付款独立复核职责分工授权会计系统业务流程采购申请及授权流程图口头提出申请1填制采购申请单2汇总采购申请3审批4预算复核5审批6管理方法管理原则采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性。公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件:采购申请单填制采购申请单使用部门员工使用部门总经理、管理层附件1采购审批权限表审批采购申请单行政部管理层附件2流程描述采购申请与批准口头提出申请1使用部门员工(申请人)根据日常经营活动需要产生购买意向,向部门经理征询口头意见。在得到部门经理的口头许可后,申请人将采购信息告知部门秘书,由部门秘书统一进行采购申请单的填制。使用部门员工填制采购申请单2为了保证采购申请单的信息完整性和准确性,采购申请单由部门秘书统一填写。部门秘书从申请人处获取采购需求后,填写正式的采购申请单。详细写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。采购申请单一式两份,一份由使用部门留存,一份由行政部留存。申请人检查部门秘书填写的采购申请单,确认后在申请人栏内签字确认。采购申请单–附件1使用部门秘书汇总采购申请3部门秘书对采购申请进行预算控制,填写采购申请单上的预算情况信息,并在预算初检栏内签字。对于固定资产和其他超出人民币2,000元的大额采购,部门秘书必须检查该项采购是否在本年度部门费用预算内,并在采购申请单上注明。若超出预算,则在部门经理审批后,取得公司相应授权人批准,否则该采购申请将被退回。对于低值易耗品等小额采购,部门秘书负责每月进行汇总,并检查累计采购金额(本月采购申请金额+以前月份采购金额)是否在本年度部门费用预算内。若超出预算,则必须在部门经理审批后,取得公司公司相应授权人批准,否则该采购申请将被退回。使用部门秘书审批4部门秘书对采购申请进行预算控制之后,由申请人直接主管和使用部门经理进行审核,如果采购申请合理,则在采购申请单上签字,否则退回申请。使用部门秘书复核预算5计财部费用会计对预算进行复核。费用会计检查部门年度预算是否和存档的公司预算是否相符,已用预算是否和会计记录相符,以及部门可用预算的计算准确性。预算复核后,根据公司的采购审批权限表将采购申请送交相应授权人审批。采购审批权限表–附件2计财部费