档案管理制度.doc

成都公司档案管理制度 1总则 目的为加强公司公文档案、声像档案资料的管理工作,保证公文档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管,特制定本管理制度。 适用范围:成都公司各部门及员工 档案的定义:凡是反映公司活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、传真、图表、书信、报刊、录音、光盘)。 2管理体制与权限 公司档案管理实行公司档案集中管理与部门档案自行管理相结合的体制,统一管理,分级保存。 统一管理:公司档案管理统一归口综合管理办公室管理。 分级保存:档案的收集、分类、整理、归档、利用等,均根据档案级别及范围由综合管理办公室或各部门分别负责。档案管理员负责公司主体档案的管理,各部门内勤负责本部门档案的管理。 职责划分 档案室主要职责: 负责管理公司档案,进行科学的收集、整理、保管和利用及档案室建设,实现公司档案管理规范化; 建立公司各种档案的登记台帐《文件清单》(包括电子和纸质两种),要易于查找,并及时更新清单目录;并建有总目录,以便于档案平时检索和年终统计; 对各部门文件材料的归档保管工作进行指导和监督; 部门主要职责: 经办人负责系统整理已办结完毕需移交的文件,把同一具体问题的全部文件材料( 请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起)集中在一起,交部门内勤; 部门内勤负责管理本部门文件,包括收集、整理、立卷、归档及保管; 部门内勤负责建立部门各种文件的登记台帐《文件清单》(包括电子和纸质两种) ,要易于查找,并及时更新清单目录; 部门内勤根据重要性定期将部门文件向综合管理办公室移交保管。部门内勤在规定的归档时间内,把整理审定完毕的文件递交综合管理办公室立卷归档。 3档案收集的原则和范围收集就是把分散的的部门或承办人员的各类文件资料, 按有关规定, 有计划地分别集中到综合管理办公室、部门。收集的主要方式是归档, 即把公司或部门活动中产生的有保存价值的各种材料, 由综合管理办公室和各部门定期进行整理、立卷、归档。 收集原则:全面、系统、完整。 收集范围: 纳入公司综合管理办公室管理的档案范围: 公司各种注册、登记的证件、会议纪要、决议; 公司各种法律、公证文件; 政府批文、会议纪要; 对外往来信函,内部往来文件; 公司大事记、荣誉证书、奖牌及申报资料; 公司各种重要文件、会议纪要; 公司战略决策类计划、方案、规划; 公司下发的各种规章制度、受控文件; 各类协议、合同; 开发报建资料; 工程建设底图、蓝图及文字材料; 经批复的工程设计图纸及文字材料; 非在建工程技术图纸、资料; 工程预结算资料; 工程项目竣工验收资料; 公司重要活动以及在外学习、考察时的声像图片资料, 广告宣传资料; 其它一切加盖有公司印章或有公司领导亲笔签字的各类文件、材料等; 由部门自行管理的档案范围: 部门的周计划、月计划、方案、规划; 部门的工作总结、请示、报告、会议纪要、公司下发的文件等; 在建工程的技术图纸、资料由各项目部负责保管; 其他业务资料等; 专项管理的档案范围:财务档案由财务部自行保管,人事档案由人事行政部自行保管,但必须按《档案管理制度》的要求保管; 各部门需移交或自行保管的档案 4档案移交时间 工程项目竣工验收资料移交时间为完成竣工验收后的三个月内,移交时为整套竣工资料一次性移交,不得分批分次移交; 工程预结算资料移交时间为项目完工并办理完各种预结算手续后的一月内; 合同移交时间为签订生效后的次日; 政府公文、各种审查意见及批复、往来文书及函件、正式审查通过后的规划方案、初设、施工图等原件在获取后的次日; 其他档案移交时间为阶段工作结束后的次日。 5档案移交要求 移交的档案必须完整、真实、准确、系统, 并建有《文件清单》。移交时应填写《档案移交清单》, 移交清单一式两份,经交接双方签字认可后各执一份; 档案管理员负责查验移交档案是否完整有效,所有手续是否完善;如有短缺,应立即追查归入;如有遗漏,应立即退回经办部门补办;与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门; 5