公司档案管理制度第一章 总则 第一条为了加强公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《集团企业文化内部规章管理制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。 第二条凡集团总公司各部门、下属公司(下称单位)在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司进行档案移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。 第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。 第四条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由集团总公司人事行政部负责监督和指导。第二章 归档范围 第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、光碟等)均属归档范围。 第六条上级机关文件材料应归档的有。 (一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料; (二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。 (三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 (四)其他文件材料。 第七条公司文件材料应归档的有。 (一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 (二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件; (三)公司及各部门的工作计划、总结、报告; (四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料; (五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料; (六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本; (七)反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、贸易、证券、信贷、担保、典当、保险、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等; (八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等); (九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料; (十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等; (十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料; (十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本; (十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料; (十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表; (十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根; (十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等; (十七)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料; (十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料; (十九)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证; (二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。 第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有: (一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件; (二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件; (三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。第三章 立卷归档要求 第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团总公司人事行政部办公室移交。 第十条各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。 第十一条各单位向总公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续。 第十二条归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的
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