外勤管理制度.doc

外勤管理制度外勤管理制度一、目的为了规范公司的外勤事务管理和外勤员工的采购权限、报销手续、标准,特制定本制度。二、范围适用于公司下属的光伏设备安装、调试、维修部门。三、定义1、《外勤报告》适用于光伏设备安装调试、技术指导、设备售后服务等外勤事务的工作记录。2、《工作日志》适用于用户现场安装调试的工作记录,包括到达用户家的时间、安装项目、及所用材料等。3、市内交通指达到外勤目的地后产生的交通费用,包括公共汽车、打车的费用等。四、具体内容(一)外勤管理流程及注意事项1、公司设备安装人员接到外勤指令后,若员工本人在公司需认真由填写《外勤通知单》,由主管部门领导签字确认,并上报副总经理批准,交于人事部备案后,方可执行外勤事务;若员工在外地,可由主管部门领导代填写《外勤通知单》,按程序审批并备案。2、部门经理主管接到外勤指令后,预计执行外勤事务的时间天数,制定此次外勤项目负责人,确定外勤人员数量,认真填写《外勤通知单》,并呈报副总经理审核批准后方可执行外勤事务。3、光伏设备安装调试外勤工作人员在执行外勤事务时,必须随身携带涉及工作上岗证、备齐全专业安装调试工具;若有工作服,需穿工作服,佩戴公司工作证,言行稳妥、举止大方,处处体现良好的形象并维护公司的利益。4、光伏设备安装调试项目负责人在执行外勤事务时,要严格遵守客户单位的各项规章制度,与客户交流要虚心、耐心、不亢不卑、详细记录客户提出的宝贵意见。5、项目负责人要严格管理整个外勤团队,安排好外勤团队的吃、住、行等工作;确保外勤人员的人身安全。若因工作需要需请临时工,应严格挑选,确保工作按时完成。6、光伏设备安装人员执行完外勤事务后,应及时赶回公司并向主管领导汇报相关情况,若无法回到公司的需及时打电话向主管领导汇报,并仔细填写《外勤报告》或《工作日志》,在返回公司时递交主管领导。对于几个部门同事执行外勤任务时,不同部门的外勤负责人需向其部门领导递交详细的《外勤报告》或《工作日志》。7、外勤产生的非市内交通费用,原则上以公共交通为主要交通工具(6小时以上长途火车可报销普通硬卧,飞机、动车卧铺需提前申请),对于特殊情况需要乘坐的士的,需提前电话请示部门主管领导,在征得部门主管领导同意后方可乘坐,在回到公司报销费用时需附乘坐明细(写明原因),部门主管领导签字后方可报销。对于乘坐6小时以上长途火车没有买到硬卧车票或没有购买硬卧车票的,在报销外勤费用时,公司将按照实际车票价(普通硬坐或无坐票)的80%给予额外补助。8、报销长途客车凭电脑票报销。确实无电