公证档案管理办法.docx

公证档案管理办法第一章总则第一条为加强公证档案的科学管理,统一公证档案管理工作制度,根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况,制定本办法。第二条公证档案是公证机关证明活动的真实记录,是国家档案的重要组成部分,具有重要的查考利用价值。保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。第三条 公证档案必须由公证处集中统一管理,并由专人负责。第二章 管理体制和人员配备第四条公证处应配备专职或兼职档案管理人员,根据条件逐步设立档案机构。第五条公证处的档案工作受同级和上级司法行政机关档案机构指导,业务上受同级地方档案行政管理部门的指导和监督。第六条公证档案管理人员应由坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针、政策,忠于职守、严守法纪、热爱公证档案工作,具有高中以上文化程度和一定专业知识的人员担任。公证档案管理人员应保持相对稳定。第七条 公证档案管理人员的任务是:(一)收集、整理、保管和统计本处的档案,做好档案的接收、移交和登记,并开展档案利用工作。(二)指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档;(三)进行档案鉴定;(四)接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查,定期汇报档案工作情况;(五)收集与公证业务有关资料;(六)完成领导交办的有关档案工作的其他任务。第三章 档案的接收和整理第八条接收档案时,档案管理人员应按照《公证文书立卷归档办法》的要求,检查案卷质量,对符合要求的予以接收,并办理档案移交手续。第九条对接收的公证档案,按国内民事、涉外民事、国内经济,涉外经济的类别和年度、保管期限等编写归档顺序号,填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记薄。第十条在编号、登记后的档案封面一左上角应盖上“归档”章,以区别未编号、登记归档的案卷,并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。第四章 档案的借调与查阅第十一条公证机关应严格执行保密制度,建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续,并限定借阅期限。在期限内因特殊情况不能按期归还的应办理延期手续。第十二条本公证处的公证人员因工作需要,履行借阅登记手续后,可以借阅公证档案。第十三条同级或上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要借阅公证档案的,应履行借阅登记手续。第十四条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要,要求查阅有关档案的,应出具正式查卷函件,经公证处主任批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的,应经同级司法行政机关批准。借出时要交点清楚,办理正式借据,并限期归还。借出的档案不得转借其他单位或人员使用。第十五条除人民法院、人民检察院和有关国家机关外,其他单位和个人一般不得借调和查阅公证档案。因特殊情况必须查阅的,须由公证处报经同级司法行政机关批准。第十六条律师因诉讼代理的需要,向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明,及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明,经公证处主任或副主任批准后,可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。第十七条凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案,以及当事人要求保密的公证档案,一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的,须经当事人同意后,由公证处报同级司法行政机关批准。第十八条凡经批准允许查阅的公证档案,可以摘抄或复印所查阅的内容。第十九条对查阅或