东苑矿业公司物资采购流程及监管监控制度采购流程.docx

东苑矿业公司物资采购流程及监管监控制度(试行稿)为加强对货物进出口监管监控,杜绝跑冒滴漏,减少人为地损失特制定本制度一、货物采购流程本流程的适用范围:矿区的的所有物资,包括固定资产及低值易耗品不包括乌兰巴托及矿区采购的日常所需品。具体采购流程:第一步,填制采购计划表矿区除临时急需用品外应编制采购物料详细计划表,详细计划表应列明所购物资的品名、型号、规格(或详细参数)、性能、用途、数量等,有分管领导签字后,扫描报送乌兰巴托,临时急需用品单独报送,然后由乌兰巴托进行归集整理。第二步,报送采购计划表乌兰巴托把归集整理好的采购计划表经张总审核签字后,需要国内或口岸采购的扫描报送到国内公司。(如张总有事外出,可以电话请示后由王玉欣代签)。第三步,实施采购根据情况进行采购分流:如果需要在乌兰巴托购置的可以尽量在乌兰巴托购置,不能在乌兰巴托购置的有国内公司采购部或者口岸办事处进行购置。(如米面粮油蔬菜等尽量在口岸办事处采购)第四步,货物跟踪1、国内货物采购,采购部采购完货物之后根据发票填制货物详单随货同行,货物详单要有日期、名称、规格、单位、数量、单价、金额、承运人、运输车辆车号等,财务根据发票及货物详单录入电脑软件实施监控,同时或者周末把发票传到乌兰巴托财务部,大额的货物直接上传发票,小额的零星物资可编辑货物采购明细表,明细表要有采购日期、发票号码、货物名称、规格或型号、单位、数量、单价、金额、采购人等。货物到达口岸后,由口岸人员根据货物详单签收,签收单返回采购部备案,并报送财务完成次笔采购业务。货物到达口岸后有乌兰巴托财务部对货物实施监控,口岸仓管人员根据货物签收详单登记入库并录入电脑软件,同时以电子邮件或oa上报乌兰巴托财务。口岸发往矿上物资要填写货物详单随货同行,货物详单要有名称、规格、单位、数量、单价、金额、承运人、运输车辆车号等,由蒙方接货人员签收,货物签收后相应的责任及义务从签收起转嫁到蒙方接货方。口岸仓管人员根据蒙方签收单登录电脑软件,同时上报乌兰巴托财务和国内财务。货物到达矿区后有矿区仓管人员根据随货详单签收,并录入电脑软件,签收单返回口岸交口岸仓管人员备案,月末口岸仓管人员根据货物回执单加上库存报送乌兰巴托及国内公司财务备案,月末矿区仓管人员把签收的物资明细清单报送乌兰巴托财务,乌兰巴托把货物清单与电脑软件核对后传给国内公司财务进行核销。2、口岸货物采购,口岸人员根据矿区计划进行采购(包括矿区粮油菜等生活用品),采购货物时经办人至少两人,口岸仓管人员根据货物发票登记入库并录入电脑软件,发货时填写货物详单随货同行,同时录入电脑软件并把货物详单作为附件上传至乌兰巴托财务及国内公司财务,货物详单同上,由蒙方接收人员签收后登记入账,货物到达矿区后由矿区仓管人员根据随货同行单签收,并录入电脑软件,签收单返回口岸交口岸仓管人员备案,月末口岸仓管人员根据货物回执单加上库存报送乌兰巴托及国内公司财务备案,月末矿区仓管人员把签收的物资明细清单报送乌兰巴托财务,乌兰巴托把货物清单与电脑软件核对后传给国内公司财务进行核销。3、乌兰巴托货物采购,采购人员根据矿区计划进行采