办公室管理办法.doc

办公室管理办法一、办公室管理条例第一章总则第一条为加强公司管理,维护公司良好形象,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。第二章细则第二条服务规范: 1、仪表:公司职员应仪表整洁、大方; 2、微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方; 3、用语:在任何场合应用语规范,语气温与,音量适中,严禁大声喧哗; 4、现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌接待; 5、电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录。第三条办公秩序 1、工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。 2、职员应在每天的工作时间开始前与工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。 3、各部门专用的设备由其部门指定专人保管,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。 4、发现办公设备(包括通讯、照明、电脑等)损坏或发生故障时,员工应立即向办公室报修,以便及时解决问题。二、办公室物资管理条例第一章总则为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为办公室。第二章物资分类 1、公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 2、低值易耗品:笔、纸、电池、订书钉、胶水等 3、管制品:订书机、打孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等第三章办公用品物资采购 1、公司办公用品物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经总经理同意,可由申购部门自行购买。 2、物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式: 1)定点:公司定大型超市进行物品采购。 2)定时:每月月初进行物品采购。 3)定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。 4)特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。第四章物资领用管理 1、公司根据物资分类,进行不同的领用方式: 2、低值易耗品:直接向办公室物品保管人员签字领用 3、管制品:直接向办公室物品保管人员签字领用 4、贵重物品:根据专立文件的领用程度来领用 5、实物资产:由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状第五章公司物资借用 1、凡借用公司办公器材,需填写物资借用单,并由部门主管签字认可 2、借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还 3、借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿第六章附则 1、新进人员到职时有管理部门通知,向办公室领用办公物品;人员离职时,必须向办公室办理办公物品归还手续,未经办公室认可的,其它部门不得为其办理离职手续。 2、办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 3、本办法由办公室解释、补充、修改时亦同,经总经理批准颁行。三、公司值班管理条例一、总则:为保障公司正常工作秩序不间断与财物安全,特制定本制度。二、管理体制 1、员工值日:公司依据自身情况,设立公司或部门值日制度; 2、部门主管值班:公司依据自身情况,设立公司部门主管值班制度。三、管理要点与内容(一)、员工值日。 1、目的:维护公司日常工作秩序,及时联络、处理事务; 2、一般以工作时间为责任时间; 3、值班要点: 1)、巡察办公场所保洁情况; 2)、电话记录、处理、转送; 3)、领导交办任务。(二)、部门主管值班 1、目的:以公司业务工作为主; 2、一般以下班时间或节假日为值班时间; 3、值班要点: 1)、接待下班后来客; 2)、处理未完成工作; 3)、处置下班后的突发、紧急事件; 4)、值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容,提出处理意见; 四、值班规定 1、遵守值班纪律,有事须先请假,以便安排临时代替人员; 2、值班时坚守岗位,不得聚众打牌、瞧电视、嗑睡; 3、在规定的时间做好防盗、防火等工作,尤其加强对重点部位的监管; 4、接待来宾热情招呼,具有高度警惕性,善于鉴别来人意图,要守口如瓶,不能随便乱说; 5、遇到紧急事件,首先要冷静,敢于负责,一方面大胆采取应急措施,以免贻误;另一方面及时汇报主管领导或与公安部门报警。五、接听值班电话应注意: 1、礼貌相待:不论打进、接入,应主动通报公司名称、职务、姓名,如对方未通报,应客气询问清楚; 2、使用语言文明,切忌粗声粗气; 3、对重要或较长的电话内容,可请对方复述一遍; 4、对要求打公司领导的电话,首先问清对方的单位名称、职务、姓名,然后婉转回答“请您稍等,我给您找一下”之类的话再处置; 5、对打听事情、咨询态度与蔼、礼貌对待、恰到好处地回答; 6、除紧急情况随时报告外,一般将若干电话内容集中到一起,有条理地予以报告; 7、加大节假日值班力量,由公司部门主管带班,征求下属中同意后排定值班表,印发各有关部门与人员;四、考勤管理条例一、基本定义