财务报销审批制度.doc

宁波****** 有限公司财务报销及审批制度起草部门:财务部起草/日期:审核/日期:审批/日期:修改码 修改理由/内容 修改/日期 审批/日期修订状态财务审批及报销制度目 录第一章、总则------------------------------------------------------------------- 3第二章、个人借款管理办法 ------------------------------------------------- 3第三章、预付账款管理办法 ------------------------------------------------- 4第四章、费用报销管理办法 ------------------------------------------------- 5第五章、材料付款及其他特定事项开支审批 12第六章、附则 ----------------------------------------------------------------- 13附件一、国内差旅费开支标准 --------------------------------------------- 14财务审批及报销制度第一章 总则为加强财务管理、规范经营活动、理顺业务关系、提高工作效率,根据本公司的特点,制定本制度。所有部门的经济活动应纳入预算管理,预算内的支出审批从简,预算外的支出严格控制。预算内的付款由财务办理, 预算外的付款一律报总经理审批, 对单位付款不得使用现金或现金支票结算。第二章 个人借款管理办法个人借款员工办理个人借款时,填写“领款凭证(差旅费借支单) ”。除出差、业务备用、以及公司相关制度中规定申请个人借款外,其余情况原则上不允许个人借款。个人借款限额及审批程序个人出差(不含长期驻外) 借款金额应控制在审定的出差费用预算总额以内, 出差人凭经批准的“出差申请报告单”办理借款手续。审批程序规定为:借款人申请→部门负责人审核→财务审核→总经理审批→借款个人确因承办业务需要,可借用业务备用金,审批程序为:借款人申请→部门负责人审核→财务审核→总经理审批→借款还款时间要求出差借款还款时间要求出差人必须于出差回来后 7个工作日内填差旅费报销单冲账, 报销单据不足以抵偿借款的,差额必须用现金归还。由于情况变化,出差被取消,所借款项必须立即归还。业务备用金借款还款时间要求业务结束后,经办人必须在 7个工作日内填单报销,报销单据不足以抵偿借款的,差额必须用现金归还。因情况变化,原来业务取消,所借备用金必须立即归还。不(迟)还款责任借款人不按时间要求报销冲账和归还借款, 从次月起财务部将书面通知人力资源部从其工资中逐月扣回,并每月按尚欠借款余额从应还款日开始 按银行贷款日利率 计收利息。如由于借款人自动离职等原因形成坏账,审批借款的部门负责人负连带清偿责任,并规定在事实确认后 15个工作日内清偿。第三章 预付账款管理办法预付款审批程序因承办某些专项业务,需要预先全部(后取得结算发票)或部分支付款项而形成预付款。属于专项费用开支的预付款, 要求必须办理专项费用开支事前申报手续, 并附送相关合约、协议。经办人申请款项支付时,填写“付款申请单” ,连同经批准的相关合约、协议一同送交财务部门审核支付。 海外运输费预付款除外 ,但要求每月必须进行清理、及时核销。材料及外协外购的物料在正常情况下不允许预付款, 对确需预付款的紧急材料采购,需列出预付款供应商明细,提交部门负责人行审批流程,专项报告中需列明 “何时交货,何时付款,何时开发票核销预付款 ”;批准后,连同填写的付款申请单、报价单、核价单、订购单合同一同送交财务部门审核,同时在付款申请单备注栏注明业务部门要求的付款时间。在收到发票后,办齐手续,填制报销单,进入审批流程。(特别注明:一收到发票需马上进行办理,否则发票过期失效,由经办人承担有关责任)。原则上国内设备预付款金额不得超过合同总额的 30%,国外设备预付款不做具体要求,视情况而定。当国内设备付款金额超过合同金额的 50%时,供应商需开全额发票;对于设备、备品备件预付款,需在付款申请单用途栏注明“预付款” ,对同一事项首次预付时必须附合同原件(往后则附合同复印件)。预付款审批程序如下:经办人申请→部门负责人审核→财务审批→总经理审批→付款对预付款遵循“ 谁经办,谁跟踪,谁负责 ”的管理原则,经办人应及时取得发票并到财务部门办理核销手续, 财务部门每月对预付款核销情况进行清理。 经办人未按时取得发票核销预付款,经财务部门催促仍无效果的, 财务部门则将该笔预付款转为个人借款, 并按“不(迟)还款责任”规定处理。产生坏账时责任处罚当预付款产生坏账时,部门负责人(或付款经办人)负直接责任, 并按坏账损失金额的5%-20%比例