采购管理经验：采购订单管理.docx

采购管理经验:采购订单管理一般在选择供应商、订立合同后签发采购订单。采购部门应在采购合同框架内拟定采购订单,采购订单与采购合同有同样法律效力。采购订单描述了采购所需的重要信息,包括数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址等。采购订单伴随着订单和物料的流动贯穿了整个采购过程。订单的目的是实施订单计划,采购环境中购买物料项目,为生产过程输送合格的原材料和配件,同时对供应商群体业绩表现进行评价和反馈。一、订单准备(一) 熟悉需要订单操作的物料项目有时会遇到从没有采购过的物料项目,其采购环境不一定熟悉,需要花时间去了解物料项目的技术资料等。订单本身也有难易差异。所以,必须熟悉订单操作的物料项目。(二) 价格的确认作为订单人员,应对采购价格负责,不能把价格的确定责任全归丁认证人员的责任,订单人员有权向采购环节价格最低的供应商下订单,以维护采购的利益。(三) 确认项目质量需求标准订单人员与供货商联系最为紧密,对供应商的变化是最为活楚的,订单标准是否需要调整,订单操作应发挥监督作用。(四) 确认项目的需求量订单计划的需求量与采购环境订单容量应该相适应,或者小丁采购环节订单容量;若大丁时,认证人员要扩充采购环节容量。(五) 制定订单说明书制定订单说明书是订单准备环节的输出,包括项目名称、确定的价格、确定的质量标准、确定的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面。此外,还包括相关的图纸、技术规范、检验标准等。二、选择供应商(一) 查看供应商档案应在经评审的合格供应商范围内选择供应商,还要结合对供应商月度和年度业绩考核结果,确定采购份额。一般供应商考核结果可分为A、B、c三个等级。根据公司供应商考核业绩和采购份额分配的有关规定进行下订单。(二) 分析供应商供货能力公司需求量与供应商供货能力、供货周期及最小供货批量往往不能保持一致, 需要进行平衡。一般,为避免因供应商路程远、供货周期长或一次供应量过大而造成积压的问题,可采用两家或两家以上供应商交义供货。(三) 与供应商确认供货意向聿wniMr^-确认,供应商销售市场变化、组织结构的调整、设备的变化、厂房的扩建等都会影响供应商的供货。因此,为确保供应商供货,应给供应商提供3个月的滚动预测计划和1个月的确认计划,以便供应商调整生产计划,力争做到需求与生产同步。(四) 确定意向供应商在权衡供应商绩效、产能、供货周期及合作关系等因素的基础上确定采购意向供应商,这是订单操作的关键环节。(五) 发放订单说明书既然是意向,就应该向供应商发放相关技术资料,一般来说,采购环境中的供应商应具备已通过认证的物料生产工艺文件。如果是这样,订单说明书就不要包括额外的技术资料。供应商在接到技术资料分析后,即向采购方作出“接单”还是“不接单”的答复。(六) 确定物料供应商通过以上过程,订单人员就可以决定本次订单计划所投向的供应商, 必要时可上报主管审批,可以是一家,也可以是若干家。三、 签订订单在选定供应商之后,接下来要做的工作就是同供应商签订正式的采购订单。 采购订单根据采购物料的要求、供应的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。签订采购订单一般需要经过以下过程:(一) 制作订单拥有ERP®息管理系统的企业,在供应商认证或签订采购框架协议时,就将价格、供货能力、供货周期、最小供货批量或最小包装数等信息