人事档案管理办法.docx

永泰房地产(集团)有限公司人事档案管理办法(试行稿)人力资源部2008年8月14日第一章总则 1第一条目的 1第二条所指范围 1第三条适用范围 1第四条工作职责 1第二章外部档案管理 1第五条外部档案存档 1第六条外部档案管理要求 2第三章内部档案管理 2第七条职责划分 2第八条内部人事档案的收集与整理要求 3第九条内部人事档案的归档 3第十条内部档案分类及编号 6第十一条人事档案的借阅 8第四章附则 9第十二条奖惩 9第十三条解释权 9第一章总则第一条目的为加强人事档案管理的规范性、完备性和系统性,以保障公司人力资源管理的科学、规范和延续性,制定本办法。第二条所指范围本办法所称的档案包括员工既有的人事关系档案 (简称外部档案)和员工在本公司内建立的内部档案。第三条适用范围本办法适用于北京公司人力资源部及下属公司人力资源管理工作对接部门。第四条工作职责一、 北京公司人力资源部负责本制度的制定、执行及对下属公司人事档案管理工作的监督检查;二、 各下属公司人事档案负责人须严格执行本办法;三、 相关部门负责人有责任配合人事档案负责人做好员工人事档案的保密工作。第二章外部档案管理第五条外部档案存档员工外部档案委托代理机构管理。北京地区外部委托存档机构暂定为人事部全国人才流动中心、海淀人才服务中心和海淀职业介绍中心。根据各存档机构对存档人员的要求不同,。目前,大部分档案将存在全国人才流动中心。北京地区以外的下属公司根据所在地的要求及特点,选择合适的档案委托代理机构,并报北京公司人力资源部审批。第六条外部档案管理要求一、 对于户籍地为北京的员工,须在入职后一个月内将档案移交至北京公司人力资源部,并由人力资源部转移档案至外部档案委托代理机构。户籍地非北京的员工,暂不做要求;二、 存档费用由公司和员工按照五五比例分担;三、 如员工需要存档机构提供各种人事证明,可持个人有效证件,自行前往;四、 员工离职后,应在一个月内将档案移交至新单位或户口所在地的街道办事处,并交纳相应的档案费;五、 下属公司依据委托代理机构的要求,参照上述要求执行。第三章内部档案管理第七条职责划分一、北京公司人员内部档案管理工作由人事专员负责, 其职责包括:(一) 按照归档材料要求,及时、准确归档,并录入电子数据库;(二) 及时搜集、归档员工入职后所产生新的档案资料,并做好电子数据库的更新;(三) 对在职员工和离职员工的档案进行分类管理;(四) 办理档案查阅、借阅相关手续,为公司领导和各部门负责人提供员工信息;(五) 做好员工档案的安全和保密工作;(六) 指导和监督下属公司的人事档案管理工作。二、下属公司人事档案管理工作由下属公司人力资源专人负责。下属公司人力资源负责人(或授权人)除具有上述(一)至(五)项职责外,还需定期向北京公司人力资源部报备纸质档案及电子数据库档案。第八条内部人事档案的收集与整理要求一、 人事档案材料统一使用A4办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写;二、 归档的资料要求做到真实、完整、齐全,不可缺损、顺序合理、叠放整齐,目录清晰;三、 保持纸质档案与电子档案的同步更新。第九条内部人事档案的归档—、内部人事基础档案的建立在员工入职一周内建立统一的基础档案,基础档案包括:1、 应聘申请表,要求各项已填写完整(含一寸免冠彩色照片)2、 面试评价表;3、 体检结果;4、 身份证查询记录;5、 身份证复印件;6、 学历查询记录;7、 学历、学位证书复印件;&职称查询记录;9、 职称证书复印件;10、 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件11、 背景调查记录或家访记录(视岗位而定);12、 个人简历;13、 薪酬福利确认书;14、 离职证明。达到上述要求的人员资料方可归档,建立内部人事基础档案,形成内部人事档案袋。二、内部人事后续档案的归档在员工的内部基础档案建立之后,根据个人的异动(调动、转正、调薪、离职等)、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案, 并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。(一) 异动当调动、转正、调薪、离职等异动发生时,人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档,装入员工内部人事档案袋,并做好目录的填写。异动档案包括:1、 调动:员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表;2、 转正:转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录;3、 调薪:员工薪酬调整审批表;4、离职:离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。(二) 绩效管理依据公司的绩效管理制度,目前的绩效考核周期为月度、季度和年度