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外贸英语函电写作技巧



　　外贸英语函电写作技巧
　　英文信函的信头也称信端,其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处,并为回复提供联系方式。
　　很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说,人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中,将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时,一定要注意为信头留出足够的空间。
　　对于私人商务信函,如求职信等,信头通常写在信纸的右上方。
　　如果信函的长度超过两页,那么从第2页开始就不再需要信头了,只需写上页码、收件人姓名及日期。
　　英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别,应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是,地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是,行末一般不加标点符号,但行中间该加标点的地方,还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点,但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
　　英文商务信函中称呼的书写有讲究
　　在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行;有Attention时也一样,位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号(英式),也可以用冒号(美式)。
　　如果信是写给公司的,并没有直接的联系人,称呼应为:Dear Sirs,(英式)或Gentlemen:(美式)。在不能确定收信人性别的情况下,还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用,因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时,更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
　　如果知道收件人的姓名,就应该直接把姓名用入称呼里。
　　 Miss Brown,Dear 。Dear纯属公务上往来的客气形式。
　　、亲戚和关系密切的朋友时,用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如:My dear father,Dear Tom等。
　　另外,称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等,例如:Dear Schiller,Dear Smith。
　　商务信函中主题不能忽略
　　书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number,就不一定再写Subject。
　　Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式:直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等,例如:
　　INVOICE 12345
　　Re:Invoice 12345
　　Subject:Invo