无纸化会议.ppt

无纸化会议
会特通无纸化会议系统方案
一、 无纸化会议系统（有线）
用户在固定会议室的会议桌上安装嵌入式（可升降）的电脑显示屏等硬件设备，安装该软件系统后，可实现对会议的智能化管理，增加安全保密性、取代传统纸质会议资料、同时增加了更多的会议功能，从而实现方便、高效、智能、环保。
功能介绍
1、 会议室管理
61548 安全登录功能：
后台对用户权限进行了提前设置（包括可修改和可查看两个权限级别），用户在登录会议室管理系统时需先输入用户名和密码，才能进入会议管理系统的界面。
61548 会议室状态显示功能：
会议室状态界面中，将显示现有会议室的名称、位置、座席数量、使用状态（空、已订、会议中）等信息内容。在显示“已订出”或“会议中”的会议室，点击该会议室的名称，可查看会议举行的时间、主题、参会人员等会议的基本信息内容。
61548 增加会议室功能：
当新建会议室投入使用后，可在“增加会议室”的选项中，将会议的具体信息录入管理系统，系统将自动添加新会议室到列表中，该会议室即进入备选状态，可供预订和使用。
2、 会议申请
会务管理人员需提前登录系统，对会议提出申请并进行设置。
61618 会议名称：
公司年度股东会议
61618 会议内容：
审核公司年度财务报告、研究新项目立项报告、高层管理人员调整
61618 会议时间：
2010年12月28日 14：00-16：00
61618 参会人员：
董 事 长：张xx
总 经 理：李xx
财务部部长：周xx
市场部部长：李xx
安全部部长：赵xx
生产部部长：朱xx
61618 会议流程：
对会议流程的内容和顺序进行设置
1、董事长讲话
2、财务部部长发言（年度财务报告）
3、讨论
4、市场部部长发言（新项目立项报告）
5、高层管理人员调整议案
6、投票表决
61618 座席管理：
会务管理人员根据座席数量和位置，提前将每个参会人员的座位按顺序进行编号，经过设置，开会时每台电脑屏幕上都会显示本座位号和参会人员姓名，相当于电子桌签，便于开会人员走进会场迅速找到自己座位。
61618 会议资料上传：
61611 将会议需用的所有文件资料上传到服务器
61611 设置每项流程对应的文件名称
61611 设置文件的浏览权限
（1） 某个文件是否允许会议过程中全程浏览，或仅在某人发言时可以浏览，发言完毕后该文件不能浏览。
（2） 会议过程中是否允许所有人对所有文件都可以浏览，或设定某一文件仅允许哪几个人进行浏览
（3） 会议文件资料是否允许下载，设定允许下载的文件选项
61618 会议投票：
如会议流程包含会议投票，需提前进行设置，录入投票主题、投票次数、投票内容、投票方式（单选或多选）、候选名单。
61618 问卷调查：
如会议流程包含问卷调查，需提前进行设置，录入调查主题、调查内容、回答方式（单选或多选）、录入候选答案。
61618 会议申请提交
对会议所有选项完成设置后，点击确定，系统将这个会议的申请以电子邮件或办公OA中的文件审批形式发送给会议审批人。经会议审批人同意确认后，系统自动将该会议申请添加到会议列表中，保存会议各项设置，自动调整与其他会议的时间排序，同时，会议室的状态由“空”更新为“已预定”
3、 会议现场管理（客户端）
61656 签到功能：
按照会务管理人员事先设定的座位顺序和位置，每台电脑桌面均显示以下内容：
61672 会议名称
61672 座席号
61672 本座位参会人员姓名
61672 进入会议
当参会人员点击“进入会议”后，进入主界面，同时，系统自动确认该参会人员已经签到
61656 会议现场
61611 主界面导航栏包括：会议现场、会议文件、会议记录、会议投票、信息提示、会议休息、资料下载
61611 主界面左侧始终显示会议流程，当会议流程由第一项进入第二项之后，第二项会议流程的标题将显示为不同颜色的文字，便于参会人员随时了解会议的进程，迟到的参会人员也可以迅速进入会议状态。
61611 点击任意一项会议流程，可以在右侧的对话框中看到与这项流程相对应的会议文件名称，点击会议文件名称，可以浏览文件内容。（相当于自动跳转到会议文件选项）
61611 主界面右侧为浏览界面，可显示各项内容
61656 会议文件
61672 点击会议文件，显示所有会议文件名称列表，可选择进行浏览
61672 点击会议文件右上方“同步”按钮，可将正在浏览的会议文件界面切换至发言人正在使用的文稿，与会议同步。再次点击“会议文件”按钮可切换回之前浏览的会议文件内容。
61672 点击会议文件右上方“我要发言”按钮，正在浏览的会议文件内容将与其他参会人员的浏览框进行同步显示。
61656 会议记录