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归档文件整理工作的八个环节
海口市档案局
归档文件整理工作的八个环节
、归档文件的收集
归档文件的价值鉴定
归档文件的装订
四、归档文件的分类
五、归档文件的排列
六、归档文件的编号
七、归档文件的编目
八、归档文件的装盒
两个概念
归档文件立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案保存
的各种纸质文件材料
2、归档文件整理将归档文件以件为单
位进行装订、分类、排列、编号、编目、
装盒,使之有序化的过程。
个原贝
归档文件的整理原则:遵循文件的形成
规律,保持文件之间的有机联系,区分不
同价值,便于保管和利用。
文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题:
(一)收集的文件是否是生效文件
(二)文件是否收集齐全完整
(三)收集的文件材料的字迹、用纸
是否符合归档要求。
(一)收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕,是否
已完成公文处理的每一个程序。
常见无效文件类型:文件没有盖章(主
要是一些合同、工作总结以及单位内部的
规章条例等);归档文件不是原件,是复印
件;文件没有文号;底稿上领导没有签发
等等。
(二)文件是否收集齐全完整
包括机关内部所有机构的文件种类
类型是否齐全完整,每份文件的正本、定
稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。
容易疏漏的文件有:1、代上级机关
草拟并被采用的文件的最后草稿和印本
2、党、团员花名册;干部、职工花名册
知识分子花名册;公务员考核备案花名册。
3、立档单位办理的干部、职工、公务员
的转移工资,行政、党、团、工会组织介
绍信及存根。4、立档单位干部职工的确
定(晋升)工资审批表。
(三)收集的文件材料的字迹
用纸是否符合归档要求
、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水
等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批
示文件
2、不能用复写纸拟稿
3、不能将传真纸件存档,若必须存
档,则以复印件替代。
4、不能将色带打印纸件存档,若必
须存档,则以复印件替代。
二、文件材料的价值鉴定
第一步:对收集到的文件材料能否
转化为档案进行鉴定,去掉没有保存价
值的文件材料,把有保存价值的文件材
料留下来,进行下一步的鉴定
第二步:对进入归档范围的文件材
料,根据它在日后保存过程可能产生的
不同作用来确定这些文件材料的保存年
归档文件价值鉴定的依据是:国家
档案局令第8号《机关文件材料归档范
围和文书档案保管期限规定》
《规定》中,文书档案的保管期限
分为永久、定期两种,定期又分为30
年、10年
归档文件的装订
(一)归档文件装订前的修整工作
二)归档文件装订的几点要求