酒店会场布置程序.docx

酒店会场布置程序
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。
例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的 教室式安排较为理想。
在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子 而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。
再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但 便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。
但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这 种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
会议室会场布置程序
会前
1、 查看会议通知单
会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横 幅收费金额、结帐方式、会议下单人。
2、 布置会场
1） 根据客人要求来布置会场
常见会场分为：课桌式、剧院式、“ U”字型、" T”字型、“回”字型、“口”字型、
会见型、椭圆型（董事会型）、鸡尾酒会型、舞台式等。
2） 根据客人要求准备会议用的设施及工具
常用：纸、铅笔（圆珠笔）、水（茶水、矿泉水）、话筒（有线、无线、立式、座式、 耳麦、纽扣麦克风）、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。
3） 会议摆台
桌子摆放、椅子摆放
摆放文具及杯具、信纸、铅笔（圆珠笔）、纸垫及水杯
摆放要求：会议桌椅横竖一条线；信纸横竖一条线；水杯横竖一条线
4） 横幅的摆放及签到台的摆放
3、会前检查
5） 会议桌椅及台面的检查
桌椅摆放是否符合标准
纸、笔、水摆放是否符合标准
会议桌椅上无垃圾、污迹，台面干净、整洁
6） 会议设备检查
提前半个小时开启会议有关区域的照明设备，确保全部正常使用。
提前半个小时开启会议有关区域的空调，保持温度 20度左右。
提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用，如有故 障及时通知动力部进行修理。
7） 工作台检查
复核会议通知单的所有要求
检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足
8） 卫生检查
清洁地面卫生，确保地面无垃圾、污迹。
清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。
9） 其它的检查
检查横幅的摆放及内容，确保悬挂对称、内容无错误。
检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌，签到本的摆放是否标准、正确、
检查告示牌，确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。
10） 人员安排
①会议服务人员提前半小时站立门口，迎接客人到来。
②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备，播放背景音乐。
会中
4、 了解会议安排
负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系，了解会议议程，便于安排员工进行配 合。
5、 迎接客人
1） 负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。
2） 迎接客人的注意事项：
挺胸、收腹、直立、双手放于腰后，双脚与肩并齐，面带微笑；当客人到达时，主动 向客人打招呼，问候客人。
3） 引客入位：
当客人到达时，引导客人坐上自己的位置，尤其是 VIP客人，为客人拉椅协助客人入
座。
6、 会议期间服务
7、 会议进行期间，服务员要在会场当班，不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班 或领班以上的人员报告。
8、 为客人添加茶水：