2021年中外百汇商贸公司采购综合流程管理制采购综合流程管理核心制度.doc

中外百汇商贸企业采购步骤管理制度
为了提升企业采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工企业对优质资源需求，深入规范物资采购步骤，加强和各部门间配合，特制订本制度。
一、请购及其要求
1．请购定义
请购是指某人或某部门依据生产需要确定一个或多个物料，并根据要求格式填写一份要求取得这些物料单子整个过程。
2．请购单要素
完整请购单应包含一下要素：
　　（1）请购部门；
　　（2）请购物品所属项目；
　　（3）请购用途；
　　（4）请购物品名；
　　（5）请购物品数量；
（6）请购物品规格；
（7）请购物品样品、图纸或技术资料等；
（8）请购物品需求时间；
（9）请购如有特殊需要请备注；
　　（10）请购单填写人；
　　（11）请购部门主管；
（12）请购单审核人；
（13）采购副总审核；
　　（14）财务审核人；
（15）企业总经理。
3．请购单及其提报要求
（1）请购单应根据要素填写完整、清楚 ，由企业领导审核同意后报采购部门；
（2）固定资产申购根据附表一（固定资产购置申请表）格式进行填写提报；
（3）其它材料设备及工程项目申购根据附表二（物资采购申请表.）格式填写提报；
（4）日常零星采购根据企业印制根据附表三（物资采购审批单）格式填写提报；
（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
（6）包含请购数量过多时能够附件清单形式进行提交，为提升效率该清单电子文档也需一并提交；
（7）遇企业生产、生活急需物资，企业领导不在情况，能够电话或其它形式请示，取得同意后提报采购部门，签字确定手续后补。
（8）假如是单一起源采购或指定采购厂家及品牌产品，请购部门必需作出书面说明。
（9）请购单更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购部。
4．企业物资请购单提报部门
（1）企业经营生产物资、劳务、固定资产、工程及其它项目由生产部门提报；
（2）企业生活及办公物资、固定资产、服务或其它生活及办公项目由办公室提报；
（3）企业各部门专用物资由各部门自行提报。
二、请购单接收及分发要求
1、请购接收关键点
（1）采购部在接收请购单时应检验请购单填写是否根据要求填写完整、清楚，检验请购单是否经过企业领导审批；
（2）接收请购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清楚不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压物资不采购标准；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
（4）对于不符合要求和撤销请购物资应立即通知请购部门。
2、请购单分发要求
（1）对于请购单采购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥应通知请购部门；
（4）关键项目采购前应征求企业相关领导提议。
3、采购周期要求
（1）单次采购金额预算在1万元以下零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购物资及产品采购周期不应超出5天；
（2）单次采购金额预算在1万元以上项目比价采购，采购周期不应超出15天；
（3）单次采购金额预算在20万元以上项目采购部自行招标采购，采购周期不应超出40天；
（4）单次采购金额预算在100万元以上项目可委托代理招标企业代理招标，采购周期不应超出60天；
（5）请购部门应根据以上（1）-（4）条中要求时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向企业领导说明原因；
（6）碰到紧急采购应汇报企业领导采取快速优先采购策略；
三、询价及其要求
1．询价请应认真审阅请购单品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，碰到问题应立即和请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．全部采购项目上必需向生产厂家或服务商直接询价，标准能不经过其代理或多种中介机构询价；
5．对于请购部门需求物资或设备如有成本较低替换品能够推荐采购替换品；
6．碰到关键物资、项目或预估单次采购金额大于10万采购情况，询价前应先向企业相关领导汇报拟邀请报价或投标单位基础情况，根据附表四（拟报价/招标单位名单）格式提报企业领导同意方可询价或发放标书；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不一样品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目能够自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上全部项目全部应要求最少三家上供给商参与比价或招标采购，比价或招标项目应最少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上项目应由采购部组织招标，企业相关领导