论物业档案在物业管理中对构建和谐社会的作用.doc

论物业档案在物业管理中对构建和谐社会的作用
物业档案在物业管理中对构建和谐社会的作用
在建设和谐社会的今天,提高人民群众生活质量,解决社会矛盾,加强精神文明建设,可以说是构建和谐社会的重要内容。物业管理作为城市管理的一部份,越来越为人们所认同,成为了居家生活的重要组成部分,其在和谐社会方面有着不可低估的作用。而物业档案在维护社区安定,便利居民生活,保障群众利益,方便居民再就业,为辖区居民提供丰富多彩的文化生活发挥着不可替代的作用。因此,可以说档案管理是物业公司的各项管理工作的关键环节。本文笔者通过对物业档案的定义、特点、发展趋势、社会功用的解读,来阐述物业档案在物业管理中和促进社会和谐上的作用,来说明物业档案管理工作在物业管理工作中的重要性。一、物业档案的概念档案来源于文件,文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。(一)档案的定义“档案”一词在我国始见于明代,但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问:‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰:‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部议不准。我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今,全国档案界对档案一词的定义多有论及,提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道:“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道:“档案是本机关在工作和生产中形成的,具有一定保存价值的,并且经过立卷归档,作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。
”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录(《中华人民共和国档案法》第二条)。(二)物业文件与物业档案物业管理工作形成的文件主要有两大部分,即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后,就过渡为物业档案。物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料;形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主(住用人)资料;常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件;物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。(三)物业档案的分类物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也不断增加,但总的来看,物业档案基本上可分为两大部分:一部分是物业公司日常运作形成的普通档案,包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、