会议接待方案.docx

2013年会议接待 策划方案 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：
一、会议主题： 待定
二、会议时间： 20xx 年 x 月 x 日至 20xx 年 x 月 x 日
三、会议地点： Xxxxxxx 酒店。
四、环境布置
（一）会场外区域布置
酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
（二）会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、 水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容 第一板块 会 议
（一）会议时间： 20xx 年 x 月 x 日、 x 日、 x 日
（二）会议地点：待定（ 200 人会议厅）
（三）会议内容：待定
（四） 会议布置： 1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放
2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花
3）会议用品 : 白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4）会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面（ x 日、 x 日）无线麦 若干、背景音乐、 X 展架
（五） 会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按 序下楼，在指定地点合影留念。
给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。
第二板块 晚 宴
（一）晚宴时间： 20xx 年 x 月 x 日晚（具体时间待定） （二）晚宴地点：餐厅待定
（三） 晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式
（四） 晚宴布置：室外：空飘（ 8 个）（空飘内容： ）、悬挂彩旗、灯笼若干、 大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。
室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特 效。
餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）
第三板块 会议接待
（一）工作内容
1、会议流程策划；
2、编撰、印刷会议接待手册；
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；
4、会议前期报名的接待、物品分发等；
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；
8提供机(车)票的订购服务工作；
9、 提供专业接待人员服务工作；
10、 根据需要，提供其他公务活动服务工作；
11、 提供物流、土特产品代购等其他服务工作；
(二)、组织机构及职责
1、 综合协调组
工作职责：
(1、负责总体接待方案的制定等文件编制工作；
负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；
负责与组委会内部的全面对接工作；
负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排；
负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；
负责接待服务手册的编制工作；
2、 接待服务组
工作职责：
负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会 具体意向；
负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组 织、考察游览、物流等其他会议服务；
根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间安排； 参加会议活动的详尽日程安排(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接 到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进 入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册