档案馆数字化建设面临的问题及对策.pdf

档案数字化是近几年及今后一段时期档案馆工作的重中之重,也是档案工作服务社会、不断发展的大势所趋,必由之路。目前,各地各级档案馆都把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”纳入工作的发展计划,并加大了投入。随着档案馆数字化建设面临的问题愈来 3、在我国用于档案信息数据交换的机读门录系统还不完善,档案信息系统和网络建设形式和层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。电子档案的征集、接收还没有全面实施。 4、在我凼,档案管理信息规范档案馆数字化建设面临的问题及对策张玉华愈多,已引起人t'i、]的高度关注,档案馆数字化及信息化进程,电子文件和数字化档案及其管理问题,一些档案馆已经开始采取对策,对此进行规划和解决。档案馆数字化面临的问题 1、原有馆藏档案基本上是以纸质档案为主,数字化程度不高。目前,我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、年代跨度长,且由于多年来一直处于封闭式管理之中,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统等情况,形成=r档案基础工作普遍较差的局面。 2、档案系统软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不?,规格各异,各自开发的软件使用的计算机语言不同不能互用,并且用于档案信息管理的计算机管理软件系统文件查询检索功能较弱,工作性能单一。数据库软件升级缓慢,不能快速形成电子文件,就不能最大限度地利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。的标准化程度相泔比较低,造成应用范围和信息共享性大大下降。其主要原因:一是管理体制、管理方式不同,难于实现标准化。由于我国档案管理体系比较复杂,分散管理是其突出特点,造成了管理标准化的困难。二是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代,标准不断变化,Di:l,~JJ了档案管理信息化的风险, 加大了投入和建设难度。三是标准化程度低,影响J,档案管理信息化发展进程,造成大量低水平的重复建设。四是相关法律的滞后,则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上,无法继续向前发展。二、档案馆数字化的应对之策 1、标准化是档案馆数字化管理的关键所在。为此,各地档案馆正在采取相应的解决之策,在建立标准化的规范体系方面孜孜以求,不断探索, 并达成了一些共识。即在档案管理信息规范的标准化方面,以标准化管理为主,制度管理为辅。因为标准化适合于技术工作领域的规范化管理,可操作性强,而且与管理体制的关系较为超脱。因此,在不与法律相冲突的 I兰台纵横l 情况下,标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现,特别是约束力强,但管理范围有限。所以,在标准化管理的基础上, 制度配合可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。 2、安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案信息对安全、保密有严格的要求,有相当一部分档案信息是需要控制使用的。所以, 档