OA立项选型建议书.doc

OA 协同管理系统立项建议书一、 OA 办公自动化系统项目的启动思路随着单位不断发展壮大,内部信息化建设逐步提升,管理的要求也越来越高, 现有的管理体系已经不能满足目前的管理需求。长此以往,将影响进一步发展。以全面提升运营速度、管理质量、快速反应能力和降低运营成本为目标,建议采用现代的管理工具,以提高管理效率,降低管理成本,促进内部企业文化、知识的积累,为单位长远的业务发展赢得有利时间。办公自动化实现后,可将各类审批、各种通知、报表、工作任务的安排及完成情况汇报等在网络上实现,不但能节约数目可观的办公费用,更为重要的是能为领导提供随时随地的办公条件,各种信息的掌握和各种工作指令的发布及接受不再受到地域的限制,将大大提高工作效率。在此目标的指引下,建议选择适合单位管理情况的 OA 系统,并提交结果给高层参考审批。二、目前管理现状 1、工作方式传统,效率不高: 目前的工作方式主要使用纸质方式进行审批,人为方式走动审批,审批效率不高,往往审批一件工作需要很多天时间;日常工作传输如报表上报需要人力传递,公文下发通过自取、捎带、邮寄等方式效率不高,且容易丢失。靠传真、电话协调效率低、不及时。 2、知识文档无法集中管理和共享: 各部门管理制度、档案资料、公文档案、各类报表等分散在各个单位,无法集中管理和共享,不能方便的查询; 三、 OA 系统项目建设的总体目标 1、充分利用先进的计算机网络技术,建立一个覆盖各办公场所及所属机构的办公自动化系统,为各单位、部门提供信息交换平台,有效协调、处理各部门之间的工作,提高内部处理事务的准确性与及时性,全面提升日常办公效率。 2 、在 OA 系统上实现公文流转、协同办公、信息发布、知识文档共享等工作,实现办公自动化。 OA 系统应能满足日常办公的需要, OA 内部工作流程可根据实际需要自由定制。 3、OA 系统必须互联网方式访问,为各下属单位及异地办公用户提供远程办公支持。 4、系统应至少支持大并发用户同时在线使用,为以后扩展提供基础。四、 OA 系统项目应用价值 OA系统应用价值具体体现在下面几个方面: (一)整合单位资源 1 、通过网络技术将单位的资源(如人、知识、经验、制度、文件等)集成在一个平台上进行管理使用。 2、资源整合,实现各种资源的互相促进和增值,创造单位发展的最优环境, 促进发展。 3 、有效积累优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放,使员工互相学,达到事半功倍的效果。 4 、将行政各种办公用品等资源进行分类管理,更加方便、可靠、透明,发挥他们最大的功效。 6 、建立正规、科学、开放的制度和文化,保持旺盛的生命力,保障内部的健康持续发展。(二)加快了信息流通 1 、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。 2 、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。 3 、所有员工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策,更加关注单位发展。 4、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导,以快制胜。 6 、员工们能在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的团队关系和单位文化。(三)规范办公流程 1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,让单位内部充满活力, 促进持续发展。 2、使员工责任明