某上市公司行政管理制度之公文处理制度实施细则.doc

公文处理实施细则
一、职能与分工
(一)×××××有限公司公文是传达贯彻公司的方针、政策及×××××公司管理工作的部署,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告沟通情况、交流经验的重要工具。
(二)公司综合管理部负责公司的公文处理工作,具体组织和协调公文的全过程处理。
(三)公司各部门是公文处理的具体责任部门,具体负责协调职能范围之内的公文处理工作。
二、责任
(一)收文处理
1、综合管理部文档人员负责来文的签收、拆封、登记、分办、传递、催办、保管、归档、查阅,各部门根据领导批示负责来文的承办。
2、上级公司送寄或由OA下达公司的公文由行政主管负责拆封、登记、传递、催办、保管。
(二)发文处理
1、公司发文由办文部门负责拟稿、审核,综合管理部负责核稿、审稿,送公司主要领导或分管领导签发。
2、综合管理部负责对各部门、公司系统各单位的公文处理工作进行统一指导、协调、检查。
(三)综合管理部负责统一组织各部门、公司系统各单位文秘人员的业务培训。
三、权限
(一)综合管理部
1、综合管理部有权拆封署名公司收启的信件。
2、综合管理部有权根据收文内容,按部门职责范围进行分办。
3、公司领导批办的重要文电,综合管理部有权实施督办和催办。
(二)各部门
1、需要其他部门协助办理的文件,主办部门有权召集协办部门共同研究办理。
2、根据工作需要,部门有权提出发文意见,并草拟公文。
3、拟稿人根据拟文需要有权查阅有关文件、资料,了解领导意图。
4、各部门有权对公文处理工作提出改进意见。
四、管理内容和要求
(一)行文规则
1、行文应当确有必要,注重实效。
2、行文关系应根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时,应同时抄送被越过单位。
3、向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,如需同时送其他单位,应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。
4、除上级公司负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级公司负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
5、凡部门之间尚未协调一致的问题,不得各自向上或向下行文。
6、发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。
(二)公文种类
见附录A。
(三)公文格式
见附录B。
(四)公文处理
1、收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催(督)办等程序。
(1)签收、拆封。凡署名公司信件,一律由综合管理部签收、拆封;署名部门收启的信件,由各部门签收、拆封、登记;各部门人员凡直接收到主送或抄送公司或公司部门的文件,一律交综合管理部处理。
(2)登记。对上级和公司所属单位来文,一律输入计算机分类登记。当天收文当天输入,登记正确率、准确率100%。
(3)拟办、批办。综合管理部按来文的轻重缓急和公司领导分工,提出拟办意见分送相关领导批办或部门主办、协办。
1)属全公司性重大政策、决策的文件,送总经理阅示;重大政策、决策的文件抄报董事会及上级公司。
2)属某一方面的重大政策、决策的文件,或属某一方面的重要业务工作的文件,分送分管副总经理阅处并抄报总经理阅;
3)属一般性业务工作的文件,分送部室承办;涉及几个部室共同办理的文件要明确主办部门和协办部门。
(4)传递。除机要文件外,其它文件可通过书面流转传递或通过0A系统进行网上传递(流转)。机要文件的传阅按保密程序执行,有特殊要求的文件按要求办理。
(5)承办。各部门承办的文件,部门负责人须签署承办意见,明确承办人。特急文件要求当日内完成,急件在3日内完成,一般公文办理时间不超过5日。
(6)催(督)办。对公司领导有明确批示要求的文件,由综合管理部向各部门催(督)办,并做好催(督)办记录。
2、发文办理
发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括拟稿、部门审核、会签、综合管理部核(审)稿、领导签发、印刷、用印和装订、封发、归档等程序。
(1)拟稿。公文拟稿人应事先掌握发文意图、发文主题,查阅依据资料,明确行文关系,正确选择文种,书面流转或在OA系统的发文管理中操作。草拟的文稿应做到:
1)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策和公司规定、规程、规章制度,依据正确、充分。
2)情况确实,主题、观点鲜明,内容、要求明确,具有可操作性。
3)对前面已发过类似内容的文件,要明确前后关系,避免产生矛盾。
4)逻辑性强,文字精练、合乎语法,不生造词汇,不用不规范的简称,准确使用标点符号,篇幅力求简短。
5)人名、地名、数字、引文准确;数字使用,除公文编号、统计表、序号、专有术语和其它必须用阿拉伯数字书写以外,—般使用汉字书写。
6)文稿中所标的计量单位,严格按《中华人民共和国计量单位》规定的名称使