文件控制管理制度.docx

北瑞达电力白动化设备有限公司
BEIRUIDAELECTRIC AUTOMATICEQUIPMENT CO.,LTD
文
件
控
制
北瑞达电力自动化设备有限公司
文件控制管理制度
1、 目的
为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保
存等进行规范化管理，特制定本制度。
2、 范围
本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。
3、 职责
、标识、文件格式原件（电子 版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。
、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件 由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。
、登记、保管，以及相关外来文件 的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文 件的编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准 的审核，并跟进督导文件执行。
。
，财务部负责相关财务、薪资 制度、报表、凭证的审核。
，总经理负责
本制度的批准执行
4、 定义
：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名 排序。
：指文件的内容简介。
5、 作业内容

：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和
部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质
量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须 加盖受控章。
：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、 奖罚通知类。
：由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经
理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合 同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。
：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和 工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。
：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流 程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。
：包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文
件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认， 主管该项 业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。
：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不 得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到 高度利益性文件，须加盖机密章。
：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发 放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。
：由部门主管批准，由公司员工翻阅。

、申请新增文件时，应按公司文件管理制度， 咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定， 文字或格式必须符合公司CIS要求，以便对公司文件的整体视觉形象 进行统一*。
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