001文件管理制度.docx

广东韦邦集团有限公司
文件治理制度
CLF行A 2002/001
目的
文件治理是企业治理的一个重要组成部分，历年文件可以体现一个企业创立、发展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参与各种法律行动的重要依据。
为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文件，避免资料遗失，使各种治理措施和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂的实际情形特制定本制度：
适用范畴
本治理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件，电子文件及特别裁体文件，但不包括人事档案文件。（注：特别裁体文件包括但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）
治理组织与权责
工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员治理（注：将来公司发展壮大了，应专门设立文管中心或档案中心），其主要工作职责与权限如下：
（1）、负责工厂内所有文件的收集、整理、登记、保管、保护、借阅及作废文件的销毁审核工作。
（2）、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、保护工作，各部门必须全力予以配合。
（3）、严格执行及遵守《文件治理制度》，对于违反本制度的，文件治理人员有权提出批评，禁止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以处罚。
（4）、严格执行文件治理的借阅程序，有权拒绝未经申请批准的文件借阅者，有权拒绝非权限范畴内的文件借阅者，有权拒绝未经批准擅自复印文件人员收回已复印的文件，有权追究借阅后缺损文件人员的责任。
（5）、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。
各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其主要工作职责与权限如下：
（1）、熟练把握《文件治理制度》，了解本部门的工作业务。
（2）、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发的具体实施及过期无效文件的回收、作废、销毁实施工作。
（3）、根据文件分类原则，对本部门内所有文件进行文本立案及电脑立案登记。
（4）、负责本部门内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整理。
（5）、负责本部门内业务客户、关系客户的资料收集，整理立案。
发送至
总经理室
储存期限
永久储存
版次
第1版
密级
秘密
生效日期
2002年10月
制订
李再魁
审核
批准
文件的分类，分类原则，部门编号，打印格式
1、根据工厂的实际情形，内部文件按如下性质分为A、B、C三类文件：
（1）、A类文件：是指各类治理手册和规章制度，是工厂的基本法，是为加强内部治理，提高治理效
率而对内部各种行为进行规范而形成的具有普遍约束力的文件，这类文件必须永久储存，并按规定的格式打印，A类文件的编写一样须具备但不限于五个要素：目的，适用范畴，治理组织与权责，治理规定，附表（见附表一）。
（2）、B类文件，是指一样性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、奖罚通报或未经完善整理的紧急性文件或规定，此类文件需按确定的格式打印（见附表二），经过半年或一年时间的试用，整理，合并，汇编成A类文件，要作废。
（3）、C类文件指部门之间的沟通性文件，如备忘录、工作总结、评比结果的公布等只在短期内起暂时性约束作用的文件，格式不限。
（4）、传真件发送时须具备如下要点：收件单位（收件人）、发送单位（发送人）、发文日期、发文编号、页数、主题、主要内容，见附表三。
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