安全评价机构档案管理标准化规范.doc

安全评价机构档案管理标准化规范.doc山东省安全评价机构档案管理
标准化规范（试行）
（征求意见稿）
山东省安全生产监督管理局
2013年2月
1目的 1
2适用范围 1
3引用及参考文件 1
4术语与定义 1
1档案 2
2档案管理 2
3档案室 2
4. 4档号 2
4. 5卷（档）内目录 2
6索引 2
2
5档案管理要求 2
1档案管理工作原则 2
2
3
6档案管理内容与方法 3
1评价项目档案 3
7
8
8
5法规标准等资料管理档案 9
、保险资料档案 9
9
7档案管理其它规定 10
1档案资料技术要求 10
2档案保存期限 10
7. 3档案借阅管理 10
7. 4档案保密管理 10
11
11
11
安全评价机构档案管理标准化规范(试行)
(意见稿)
1目的
为积极贯彻落实《安全评价机构管理规定》(安监总局22号令)及《关于进一步加 强安全评价监督管理工作的通知》(鲁安监发[2010] 26号)等要求，进一步规范安全评 价机构在档案资料收集、整理、立卷、归档等方面的管理，确保档案资料完整、准确、 系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力，特制定本规范。
2适用范围
本规范对以下两部分内容的资料档案管理进行了规定：
安全评价机构在开展评价业务过程中产生的、与评价项目相关的资料档案管 理的总要求、原则、过程及方法。
评价机构在内部管理、公司资质、评价人员资格、技术专家条件、设备仪器、 法规标准等方面相关资料的档案管理要求。
本规范适用于公司注册或办公地址在山东省行政区域内的安全评价甲、乙级机构。
3引用及参考文件
本规范在编制过程中执行和参考了以下法规及规范性文件。各机构应注意跟踪法规 及规范性文件的最新版本，在本标准未修订前，鼓励机构使用最新版本的文件要求。
(1 )《中华人民共和国档案法》( 1996年7月5日修正)
(2 )《安全评价机构管理规定》(安监总局令第22号)
(3 )《安全评价过程控制标准》(DB37/T 1855-2011 )
(4 )《档案工作基本术语》(DA/T1-2000 )
(5 )《归档文件整理规则》(DA/T22-2000 )
(6)«关于印发＜ 安全评价过程控制文件编写指南〉的通知》(安监总规划〔2005 J 177 号)
(7 )《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》(鲁安监发〔2 0 1 0〕26号)
(8)其他有关要求
4术语与定义
为规范档案管理，本规范使用了以下术语与定义。

是指安全评价机构应保存的、在内部管理及开展安全评价业务过程中形成的有价值 的各种形式的文件和记录。
档案的功能在于保持评价过程的可追溯性和可再现性，建档的目的是规范安全评价 资料管理及防范风险。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列活动的总称。

安全评价机构内部设置的集中管理本单位档案的独立的、专门场所。其中甲级机构 档案室面积不少于50平方米；乙级资质机构档案室面积不少于30平方米。

档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、
页号。
4. 5卷（档）内目录
登录卷（档）内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷（档） 内文件之前。
4. 6索引
指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找 档案或档案信息的一种检索工具。
4. 7档案分类
指根据档案资料性质进行的类别划分。
本规范把档案分为评价项目档案、公司资质档案、评价人员档案、设备仪器档案、 法规标准等资料档案、人员合同与保险资料档案、电子档案等七类。
5档案管理要求

档案管理是安全评价过程控制的重要环节之一，各安全评价机构应坚持统一领导、 专人负责、专业科学的原则做好档案管理工作。确保档案资料的可控性、可追溯性和一 定程度的可再现性。

安全评价机构应成立档案管理领导小组，并明确各级各类人员的工作职责，配备专
职档案管理人员，编制实施档案管理制度，内容应包括档案管理责任制度、档案室管理 要求、档案管理人员工作职责以及资料存档、借阅及销毁等规定。
在公司内部设置专门且独立的档案室用于档案存放，档案室应有专人管理，档案室 应有可靠的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防辐射等措施。