管理人档案管理制度.doc

档案管理制度
为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合管理人工作实际情况，特制定本制度。
一、公司的档案范围
1、企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；调配人事材料；职工花名册、人事档案等。
2、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
3、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。
4、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5、企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。
6、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。
二、公司档案管理体制
1、公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。
2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
三、立卷归档制度
1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。
2、归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：
（1）按年形成的文件，第二年上半年归档。
（2）凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
（3）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
（4）工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。
4、归档要求
（1）材料完整齐全。
（2）系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
（3）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
（4）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。
（5）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。
5、部门归档要求
（1）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。
（2）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
（3）一个客户一个立卷，一个档案盒。
（4）贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。
（5）定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
6、档案室在收到业务部