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一、档案的定义与现象
(一) 目前,档案界对于档案的定义有以下几种不同观点。
1、“原始记录”说。认为档案是清晰、确定的原始记录性信息。
2、“社会记忆”说。认为档案是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”。
3、“归档保存”说。认为档案是有意识的“归档保存”或“保存备查”
4、“积累物”说。认为档案是一种“文件的积累物”。
5、“副产品”说。认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”。
尽管人们对档案定义的表述各有不同,但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的,即档案本质上是社会生活的原始记录。所以,档案的具体定义表述就应该揭示并确认
“原始记录性”这一档案的本质特性。
中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是:“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
从追求学术严谨性的角度出发,档案的定义可以进一步表述为:
“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”
(二)档案的来源
来自于人们的社会活动。包括两个方面:一是国家机关和社会组织;二是著名人物、著名家庭和家族。
(三)档案的条件
1、一般有三个条件
(1)必须是办理完毕的文件。
(2)必须是具有一定保存价值的文件。
(3)必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
2、档案与文件既有密切联系又有重要区别,表现在:
(1)档案由文件转化而来,文件是档案的前身。是同一事物的两个不同的发展阶段。档案的质量最初取决于文件的质量。
(2)不是所有的文件都能转化成档案,其中有保存价值的那部分文件能实现这种转化。文件是档案的基础,档案是文件的精华。
(3)文件是经过整理成为档案的。文件转化为档案必须有整理归档过程。
(三)档案的载体
档案是以制成材料为载体的,形式多种多样。材料有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带和光盘等;记录方法有手写、刀刻、印刷、晒制、摄录等;表达方式有文字、图表、声音、影像等。
(四)档案的性质
档案是工作活动的直接记录,是原始记录材料,具有特定的历史记录性质。档案的这一性质,是档案区别于其他文献的根本标志。档案注重原本、原稿、多为孤本。它是人们活动的自然产物,是历史的真迹。
档案具有以下四个属性:
1、来源的广泛性。
2、形式的条件性。
3、载体的多样性
4、记录的原始性。具有原始记录性,是档案和其他文献的根本区别。
(五)档案的特征
1、原始记录性。档案是人们在社会生活中直接形成的原始记录,对以往社会活动具有直接的原始记录作用。所以学界一般认为:“原始记录性”是档案的本质特征,是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质规定性所在。如文章、图书虽不是档案,但其文稿、书稿却是档案等等。
2、社会性。档案是人们在社会生活中直接形成的,其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录,而非自然的产物。档案作为人类在社会生活中直接形成的原始记录,其内容虽然会大量涉及自然界,但它毕竟是人类研究、开发、利用自然的社会实践活动的产物,与自然界形成的原始记录物(山川河流)不可混为一谈。
3、历史性。从时态上讲,档案是已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。它能
“让过去告诉现在”,“让历史告诉未来”。所以,人们一般由此将档案看做是一种历史文化遗产。当然,它不是人类历史文化遗产的全部,而是其中具有基础性支撑意义的重要部分。
4、确定性。档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的,而且这些清晰、确定的信息内容(语言文字)又是依附于一定的物质载体形式(衣物器具)而存在的,二者缺一不可。这是档案区别于最为邻近的事物—文物的根本点。
5、真实可靠性。它至少有两个层面的涵义:一是档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处,那么,在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的,因为它是直接的原始记录,承载的是原生信息,但即便如此,也不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈。二是档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处,那么,其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之于人的,它依然有其一意义上的真实性与可靠性。可见,从这层意义上说:档案只要其自身存在就没有“假”的,而都是“真”的,“假”的也是“真”的。
二、档案的源流
(一)档案的起源
关于档案的起源及其历史背景历来众说纷纭。中外学者的观点归纳起来大致有三种:
1、认为文字是产生档案的必要条件。
2、认为文字和国家的出现是产生档案不可缺少的的条件。
3、认为以原始记事方法形成的记录就是档案,如节省、刻契、编贝、结珠、图画等。
历史事实表