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哈尔滨学院学生档案管理规定
第一章 总则
第一条 为适应我校学生档案管理工作的需要， 实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据《档案法》及教育部《高等学校档案管理办法》并结合我校实际情况，特制定《哈尔滨学院学生档案管理办法》。
第二条 各学院为学生档案管理的责任单位， 学生处为学校学生档案管理部门，各学院要建立学生档案室， 设有专用存放档案的柜子，指定专人负责管理，明确主管领导，要求做到安全、保密、系统、完备。
第二章 归档的内容
第三条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益， 除高考材料外在校期间学生档案应不断充实以下内容：
. 《团关系》
. 《学生登记表》
. 《毕业生登记表》
. 《奖惩材料》
. 《体育合格证》
. 《就业通知书》
. 《教育实表》
. 《教师资格认定申请表》
. 《学生成绩单》
. 《学士学位申请表》
第三章 归档要求
第四条 入档材料必须是办理完毕的正式材料， 相关职能部门在转交入档材料时，必须要有严格的转交手续。
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第五条 档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确。
第六条 凡材料规定由组织审查盖章的， 必须加盖公章； 个人文字材料必须有本人签字。
第七条 装入学生档案的各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
第四章 档案的查阅
第八条 各学院党总支书记、副书记、辅导员、班主任，可查阅本学院的学生档案， 并按查阅规定予以登记， 其他人未经批准不得查阅学生档案。确因工作需要对学生档案进行查阅的， 在本学院内查阅必须报请党总支书记批准，跨学院查阅必须报请学生处审批。
第九条 公安、法院、检察机关、学生考取公务员的单位等相关人员须查阅学生档案的， 必须提交所在单位介绍信， 由学生处审批后方可查阅。
第十条 查阅学生档案只能在学生档案存放单位指定房间内进
行。
第十一条 学生个人不得查阅本人或他人档案。
第十二条 对于违反查阅制度人员， 视其情节轻重， 上报主管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究法律责任。
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