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2021年档案数字化质量的规范处理 纸质档案数字化规范.docx


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2021年档案数字化质量的规范处理_纸质档案数字化规范档案数字化质量的规范处理_纸质档案数字化规范

  湖北省档案局馆纸质档案数字化2021年开始探索,2021年起步,2021年积累经验,怎样实现全程规范管理确保质量,一直是一个关注的焦点。围绕这个焦点在实践中坚持三条标准:一是狠抓档案资料前处理,严把档案案卷基础关;二是狠抓文件扫描标准化操作,严把扫描图像质量关;三是狠抓档案资料后处理,严把档案资料原件还原关。两年以来,经过坚持标准、严格标准、规范管理,共完成馆藏档案数字化13个全宗,3万多卷,计1100多万页的数字化任务,制作光盘300多盘。鉴于数字化早期经验不足,目前依然存在不少需要改善的地方。关键是:
  一、档案数字化前处理
  一文件题名存在主要的遗漏错误,不能正确表示档案资料的中心内容和形式特征。如漏编文件题名、单份文件题名要素不全或不能正确揭示文件的内容,自拟题名没有加“[]”符号等都有不一样程度的存在。有些档案原卷内题名中自拟题名过于简单,无法反应档案的信息,前处理时又没有修改原题名;还有些文件在原目录中存在没有立件的现象。
  二文件责任者存在严重缺失现象,不能确定对档案内容进行负责的团体或个人。一是有的文件无机构名称;二是有的单位成立时的名称和现在的名称不一致,在前处理时没有按当初的机构名称填写;三是发文者误写成责任者。
  三文件编号存在不科学的问题,不能按次序编号保持档案的连续性和一贯性。有的文件漏编页号;有的文件反复编号;还有一份文件上多个编号的情况。
  四文件目录表和备考表填写不规范,不能表现档案文件的完整性。在目录表中,有的没有按该文件最终形成时间认真填写;或同一文件目录多份文稿,或漏写文号,或文号填写不全。在备考表中,一是缺乏必须的说明。如对于重份文件不应该扫描、卷内文件次序颠倒没有拆卷重新编页码、卷内破损文件等情况没有在备考表中注明。二是备考表表树错误。如备考表所标示卷内文件页码数和实际数不相符等。三是缺备考表。
  五卷内同份文件的底稿和正式文件分开放置,轻易疏漏犯错,造成反复扫描。
  二、档案资料扫描过程中
  一漏扫和多扫问题。一是漏扫描档案文件资料、大图纸的大量信息。有的档案页面折字遮字,信息没有全部扫描出来;有的统计报表漏扫描信息,如在一套表中两组数据的信息只扫描了一组。二是对列为不进行数字化处理的对象进行了扫描。如:正式文本中的定稿文件处理签及定稿中有领导人亲笔指示和审改内容的除外、成批统计报表中的反复性填表说明文字、有正式转发件发文的被转发件收文等无须列入数字化处理的对象,实际上进行了扫描。
  二大幅面图像的拼接处理问题。大幅面档案、资料、图纸进行分区扫描形成的多幅图像,按要求应该进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以确保档案资料数字化图像的整体性。在扫描过程中,从技术上完成多幅图像的拼接处理是完全没有问题的,不过在扫描加工的实践中却往往没有这么做。这种情况必将影响全文档案数据的未来利用。
  三选择扫描色彩模式及分辨率的问题。一是在选择扫描色彩模式方面,没有依据档案的纸质质量的不一样而分别采取黑白二值、灰度或彩色扫描,扫描出来的全文档案数据或缺乏层次感、或幅面清楚度较差。二是选择扫描分辨率方面,没有依据档案纸质的不一样、采取不一样的分辨率,没有严格根据图像清楚、完整、不影响图像利用效果的要求进行扫描。对同

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  • 时间2021-04-13
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