外贸单证流程.doc

外贸单证流程 1. 客户询盘:一般在客户下 purchaseOrder 之前,都会有相关的 OrderInquiry 给业务部,做一些细节上的了解。 2. 报价: 业务部及时回复客人查询, 确定货物品名, 型号, 生产厂家, 数量, 交货期, 付款方式, 包装规格及柜型等, PerformaInvoic e 给客户做正式报价。 3. 得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单 purchaseOrder 。 4. 下生产订单: 得到客人的订单确认后, 给工厂下订单, 安排生产计划。 5. 业务审批: 业务部收到订单后, 首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件, 与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名, 部门经理审批, 再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的, 或有预付款和佣金等条款的, 要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。 6. 下达生产通知: 业务部在确定交货期后, 满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: : 如果是 L/C 付款的客户, 通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到, 收到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证, 检查是否存在错误, 交货期能否保障, 及其他可能的问题, 如有问题应立即请客人改证。 : 如果是 T/T 付款的客户, 要确认定金已经到账。 : 如果是放帐客户,或通过银行 D/A 等方式收汇等,需经理确认。 7. 验货 :在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 :如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。 :如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系, 预约验货时间, 确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8. 制备基本文件。工厂提供的装箱资料, 制作出口合同, 出口商业发票,装箱单等文件( 应由业务跟单员制作,交给单证员)。 9. 商检: 如果是国家法定商检产品, 在给工厂下订单时要说明商检要求, 并提供出口合同, 发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸, 便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/ 条。 10. 租船订仓: . 如果跟客人签定的合同是 FOBCHINA 条款, 通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系, 告知发货意向, 了解将要安排的出口口岸, 船期等情况,Q 确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前, 以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER) , 通常在开船一周前可拿到定仓纸。 . 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期, 运价, 开船口岸等。经比较, 选择价格优惠, 信誉好, 船期合适的船公司, 并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。 . 如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 . 向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以