公司审计部内部审计文档管理办法.doc

公司审计部内部审计文档管理办法
公司审计部内部审计文档管理办法
1 目的
本程序规定了×××××××公司内部审计文档的管理要求，旨在规范审计文件管理的过程，保证审计文件资料在工作流程中得到有效控制，从而保证归档文件的正确性、完整性和可追溯性。
2 适用范围
本程序适用于×××××××公司生产运行阶段内部审计文档的管理工作，按照文件生命周期理论，本程序适用的阶段特指审计文件形成到正式向档案部移交归档前审计部文档管理工作。
3 引用和参考文件
引用文件
下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。凡是注日期（或版次）的引用文件，其随后所有的修改或修订版均不适用于本程序。凡是不注日期（或版次）的引用文件，其最新版本适用于本程序。
公司文件材料归档范围及要求
参考文件
中华人民共和国审计法
中华人民共和国档案法
公司文档管理政策
公司内部审计工作管理规定
4 定义及缩略语
术语
内部审计
内部审计（以下简称审计），是指独立监督和评价本公司及所属单位经济活动及内部控制的适当性、合法性和有效性的行为，以促进加强经济管理和实现组织目标。
审计文档
指所有与审计活动相关的管理性文件及其支持性记录、文件或材料，是公司审计人员在实施审计活动中所形成具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录的集合，是记录和反映公司在审计活动中，依法独立地、客观地、公正地实施监督管理的重要材料和证据。
项目主审
是指各项审计活动的第一责任人。
计边收集整理、审结卷成”的原则，定期移交，集中保管，不得长期存放在个人手中。
审计文档的管理模式和组织机构设置
根据审计活动的不同状态，对审议文档采取集中管理和分散管理两种模式进行管理。对于审计过程中形成的文档，在审计活动没有结束，不具备可移交条件之前，采取分散管理的模式，审计文档的形成、积累以及日常保管由审计项目主审完成，项目主审对审计文档的完整性、客观性和保密性负责；对已办结的内部审计事项其相关文档必须及时移交给文档管理员，由文档管理员集中保管。
审计部设立兼职文档管理员。文档管理员接受档案部的业务指导，并依照本程序及公司程序《公司文件材料归档范围及要求》对项目主审移交的文档进行整理、立卷及归档，并对组卷完毕的文档，向档案部申请移交。
审计文档的主要内容
审计文档分为审计监督文件和行政管理文件两大类，具体内容可包含但不限于以下文件。
审计监督文件
a) 审计通知书；
b) 审计报告所列问题的审计工作底稿；
c) 审计报告(含复审意见)；
d) 被审计单位对审计报告的书面反馈意见；
e) 审计意见书或审计(含复审)决定；
f) 各种证明材料；
g) 被审计单位关于执行审计报告(意见)情况的书面资料；
h) 与本项目有关的其它材料
I) 其它支持性材料.
行政管理文件
a) 审计计划项目报表及统计报表资料；
b) 审计工作总结及工作计划；
c) 审计竞赛评比材料；
d) 审计信息资料；
e) 审计制度建设资料；
f) 其他与审计有关的收发文。
审计文档的日常管理
文档管理员负责对已经接收的文档，进行有序的排列和分装，对文件柜和文件夹要进行明确的标识。建立档案总目录，要求目录编写清晰，便于查找和取用；
文档管理员负责对接收的文档建立有效的电子化和纸质文件清单，并根据实际情况，及时更新数据，确保清单内容和实体文件要保持一致性；
对于具备移交条件的审计文档，定期向档案部进行移交。
审计文档的使用和监管
对于项目主审手中的审计文档，由项目主审对审计文档的完整性和保密性进行监管；对于已经提交给文档管理员的文档，由文档管理员负责监管；对于符合借阅条件的人员进行借阅的，必须进行受控借阅，并进行借阅记录登记；对于已经归档到档案部的审计文档，原则上不允许带出档案馆。
审计文档的立卷和归档管理
审计档案归档范围
审计文档是记录和反映公司在审计活动中，具有法律效力的重要材料和证据。凡记录和反映在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据、信函的原件或复印件、照片、声像磁带、电脑软盘、光盘、以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。
审计文档包括审计监督文