会议接待流程-word资料(精).doc

翔羚宾馆会议经营方案会议经营的意义: 广义的会议,是指有组织、有明确目的的团体活动。会议的形式多种多样,包括:销售会、培训会、宴会、酒会、座谈会、新闻发布会、签字仪式等等。常见的会议台型:剧院型、董事型、回字型、鱼骨型、 U 型、课桌型等,也可以根据客人的要求摆台。会议经营的意义。会议团体由于其人数众多同时消费,消费额较大,一般包含住房、会议、餐饮、娱乐等一系列综合消费,能有效的带动宾馆整体经营项目, 参加会议的人员身份较高或者会议议题重要, 社会影响较大,能够有效地提高宾馆的声誉。因而,会议是许多酒店的重要销售内容之一,甚至有些酒店以“会议中心”命名,以会议作为酒店的品牌。会议团体往往因为其规格较高,客人要求严格甚至苛刻,牵涉的部门多,会务细节繁杂,某一个细小的环节出现失误,就会影响到整个会议成功与否,因此需要全体工作人员一丝不苟,认真对待。翔羚宾馆会议室基本情况: 翔羚宾馆拥有会议室两个,分别位于宾馆三楼、四楼。三楼会议室为座谈型会议室,面积㎡,配有真皮沙发茶几,中间回型桌台,可容纳 30人, 配备有投影仪, 白板, 纸笔茶水, 无音响设备, 暂无网线。四楼会议室面积㎡,课桌式摆台可容纳 80 人,配备有空调、投影仪、音响系统,无线话筒、白板、发言台以及茶水,暂无网线。会议室租用价格(包含会议室各类设备使用费用) :三楼会议室 600 元/ 半天, 1000 元/ 天;四楼会议室 1000 元/ 半天, 1500 元/ 天。茶歇 20元/人,含2 种饮品,2 种水果,2 种点心; 可根据客户要求增加茶歇品种,费用相应增加。翔羚宾馆会议营销步骤: 1 、定期向签约单位、会议公司、旅行社等寄送会议室销售函件, 收到有关问询后及时跟进。通过各种渠道寻找机会,如客人查询、中介机构、朋友介绍等探听各种会议信息, 得到信息后立即与对方联系, 了解详情,介绍宾馆概况;对于电话查询,要在交谈中尽量多了解会议情况, 主动介绍宾馆概况和对外报价, 书面询价应当在 24 小时内予以回复。 2、组织会议公司、旅行社举行一次熟悉我宾馆的参观活动, 宣传宾馆产品。 3 、通过与会展中心的接触,保持与当地各行业协会的紧密联系, 收集市场信息,争取会议会展。 4 、与各类培训机构、证券交易所、新闻机构等组织建立联系,争取商机。 5、与政府机构和各州县驻 xx 办事处建立熟人际关系, 争取商机。 6 、认真规划、接待政府指定接待的会议,以争取更多潜在客户。 7、建立客户联系时, 应当设身于客户的位置, 显得处处为客人着想,赢得客人信任与好感,清楚告知自己的姓名、电话、传真,方便客人联系。 8、将会议销售情况记录在案, 包括谈判过程、结果、失败原因等, 做为今后销售工作的参考。会议销售谈判 1、资料充分。预先准备客人需要的各种资料, 如宾馆介绍、地理位置、交通、房间介绍、会议室名称、价格、面积、价格、套餐种类、菜单、各营业部门经营项目、营业时间等,熟记于心,遇有问询脱口而出,显得经验丰富、沉稳可靠。 2、适当报价。根据会议的需要, 安排适当场地, 同时兼顾公司会议的预算和实力,参考对宾馆的支持多少,予以适当优惠。形式要符合星级规范,书面打印,严禁随意手写。 3、摆脱折扣困扰。这是销售中经常遇到的难题, 客人常常以竞争对手的低价来压价,以消费总额高要求更多优惠,甚至以取消活动来要挟, 遇到这种情况, 不能显得厌烦, 也不能动辄以权限范围为借口, 将问题推给部门经理,而应有相应对策回答客人。 1 )引导客人关心产品的价值而不是价格。 3 )把讨论引向深入,使价格不再是问题的焦点。 4 )从客户的立场出发。 5 )坚持让酒店赢利。 6 )判断客户是利用假象压价还是实情。 7 )说明酒店优惠政策,让客人得到优惠。 4、知已知彼。打探、掌握竞争对手的情况, 旁敲侧击客人与哪些酒店联系过,报价情况及客人倾向。签订会议及会后跟进一、确认及签订合同书。 1 、确认细节。谈判中涉及的事项安排例如日期、时间、人数、保证人数、地点、房类、房数、餐饮、会议、交通、价格、联络人姓名及联系电话、特殊要求、结帐方式等,必须与客人逐一确认。记录客人所有的要求及承办会议的细节,并将双方同意的事项记录在合同书上,请客人签字,以保障客户与宾馆自身的权利。 2、如客人没有时间亲自到宾馆进行签约手续, 营销员可通过书面、传真或邮寄的方式, 将文件送交客人手中并请客人签字回传以示慎重。 3、签订合约时, 必须收取会议全部费用的 10% 作为订金, 会议室使用旺季(如年底)收取 20% 。二、发布会议通知单。由营销部发布通知单到各个部门,各部门按通知单上的要求(如准备物品、特殊要求等)执行工作。三、再次确认。营销部必须于会议举办前一周,再次与客户确认会议相关事项,确定最低用房量,确定双方联络人,提供有效