广东省房地产档案管理业务规范(1).docx

广东省房地产档案治理业务范例
1 总则
1．l 为了增强我省房地产档案的科学治理，便于各级档案部分的业务监督、指导，统一房地产档案的业务标准，凭据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施步伐》、《广东省档案治理规定》和建立部《都市衡宇产权产籍治理暂行步伐》等规矩的规定，制定本业务范例。
1．2 房地产档案是指房地产治理部分在进行房地产治理运动中形成的具有生存代价的种种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等质料。
1．3 房地产档案是房地产治理运动真实的历史记录，是房地产所有权、使用权的凭证。它既是房地产治理部分档案综合治理的主要门类，也是国度档案的重要组成部分。
2． 房地产档案的根本范畴与分类
2．1 各级房地产治理部分在开展房地产产权登记、治理衡宇生意业务、进行产权治理和房地产纠纷仲裁处理惩罚、房地产市场治理、危房改革等业务运动中形成的种种有关产权证件、文字、图表及声像等质料，均属房地产档案的范畴。具体内容详见附件一《广东省房地产治理文件质料归档范畴及保管期限表》。
2．2 房地产档案的分类原则上以房地产治理部分的职能分工为主要依据，适当分身档案的内容和载体形态。
2．3 为了适应房地产治理部分档案综合治理的需要，房地产档案作为一种专门档案，给一个大类代字（凭据《广东省构造档案分类步伐》的规定，只有一种专门档案的单位，应以“G”作为专门档案的类别代字），大类之下设置若干属类，属类之下凭据需要可再设小类。
房地产档案的具体分类步伐见附件二《广东省房地产档案分类编号步伐》。
3 房地产档案的收集与整理
3．1 房地产档案的收集、整理实行“谁治理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。即凭据各地房地产治理部分的内部分工，各部分在事情中形成的已经治理完毕的应归档质料，由该部分卖力收集、整理、立卷之后，定期移交给本单位档案综合治理部分归档。
3．2 归档的文件质料必须做到完整、准确、系统；制
作质料优良，字迹清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久质料。
3．3 归档的文件质料要进行系统整理，具体要领和要求如下：
3．3．1 分类。凭据“一案一卷或数卷”的原则，将差别案由的文件质料分成差别的案卷，每治理一宗案（如进行一次产权登记、治理一次代管或托管等）所形成的质料立一个卷。
3．3．2 去钉取齐。归档文件质料上原有的会生锈所有金属物都要去掉，然后用细线或对纸张无损害的粘合剂将同一份质料的各页重新缝（粘）合；大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用16开（或A4）纸进行托裱。
3．3．3 卷内文件排列。房地产档案卷内文件质料排列的原则是：（l）结论性质料在前，依据性质料在后；（2）审批质料在前，申报质料在后；（3）外文质料，译文在前，原文附后；（4）其它在办案历程中形成的质料，按内容的重要水平或时间先后排列。
3．3．4 体例档号。归档的每一份文件质料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”。档号章（规格式样见附件三）的内容包罗：分类号、项目号、案卷号、件号。
3．3．4．1 分类号：指《广东省房地产档案分类编号
步伐》给定的档案类别代字（代号）或各单位自定的与之相对应的档案类别代字（代号）。
3．3．4．2 项目号：为区分差别目录本而给定的代字或代号，分属类编排。
3．3．4．3 案卷号：每一项目号下面的流水顺序号。
3．3．4．4 件号：每一案卷内单份文件的排列顺序号。
3．3．5 填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分牢固式与非牢固式两种，其式样见附件四和附件五。
3．3．6 填写档案袋封面项目和封底备考表。封面式样和封底备考表式样见附件六和附件七。
3．3．7 装袋入盒。本范例推荐采取散件装袋、一袋一卷、一盒多袋的存放要领。
3．3．8 填写档案盒封面和脊背项目。档案盒封面和脊背式样见附件八和附件九。
3．4 房地产治理构造各业务部分向构造档案综合治理部分移交档案时，应体例移交清单，交代双方比较清单清点查对之后，要在移交清单上签字。
3．5 房地产档案归档后，档案综合治理部分要创建
动态治理制度，凭据房地产产权变动等现实情况，实时对其相应的盘算机数据、档案册籍、人名索引、地籍图纸等进行修改，保持档案内容与现实情况的一致性。对归档后的档案进行变动时，要按规定履行须要的手续。
4 房地产档案的保管与利用
4．l 各房地产档案保管部分要有适应事情需要的档案用房，要配备档案箱柜和温湿度调控设备和其它须要的