行政物资采购审计报告.docx

***公司关于对行政物资采购的专项审计报告
内审字［2013］第00*号
审计组于2013年*月*日一*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计， 本次审计的主要目的是加强公
司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济
效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、
询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从 2012年1月1日至2013年4月31日。现将
本次审计情况报告如下：
一、基本情况：
（一）公司行政物资的采购主要分成 2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤
消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤
气等，此类物资由总务负责采购。
（二）本次审计抽查会计凭证 21份。其中**经手的1份，**经手的1份，**经手的10份，**经手的9份。
抽查的相关记录详见附件 3 :抽查行政物资采购相关的会计凭证。
二、审计发现的细节说明
（一）、采购相关的不相容职务未分离
主要问题1 :
行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相
容职务相互分离原则。
（二）、采购计划
主要问题1 :
行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划， 但审计中发现实际未制定月度计划。
采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续
供应得不到有效保障。
（三）、采购流程
主要问题1:
行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合
公司正常的采购流程，不利于采购管理。
主要问题2 :
大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司《采购控制程序》中
购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。 ”
主要问题3:
部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。
（四）、报价单不符合规定
主要问题1 :
**经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。
主要问题2 :
有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。
主要问题3 :
报价单有自相矛盾的现象。例如 2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为 180
元/件，一项为185元/件。
主要问题4:
审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。
(五)、行政物资管理方面
主要问题1:
未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库
以供应商送货单为准，未另外编制入库单。
行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。
主要问题2 :
行政物资采购的紧急采购频率高。
主要问题3:
人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。(调查问卷回答说有定期进行盘点)
主要问题4:
人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统