客户投诉处理管理办法.docx

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客户投诉处理管理办法
1. 总则
，促进服务质量改善，完善售后服务，维护公司信誉，特 制定本管理办法。
，以书面或口头等不同形式向公司申诉（以下 简称：客户投诉）时，依本管理办法的规定处理。
2. 客户投诉处理流程
客户 质量部门 技术服务单位
3. 客户投诉分类
客户投诉依客户投诉原因的内容区分为 : 一般性投诉与严重性投诉。
下述情况之一者为一般性投诉 :
a） 服务热线忙，数次联络仍无法沟通的，或者热线接听人员态度差、采取推脱、不作为方 式的；
b） 因产品质量异常没有及时更换的；
c） 因服务人员业务素质不高，数次维修仍不能解决的；
d） 推辞上门服务或在约定时间迟到半小时以上的；
e） 对个别企业没有及时升级而引起开票困难的；
f） 其它没有产生严重后果的。
下述请况之一者为严重性投诉 :
a） 服务人员态度恶劣、言辞不当，严重影响本厂声誉的；
b） 数次约定数次违约，致使企业经营发生困难，后果严重的；
c） 因服务不到位，致使企业经营发生困难，被媒体爆光的；
d） 数次受到企业一般性投诉而屡教不改，继续受到一般性投诉的；
e） 违反本厂管理规定，随意向企业推销产品、乱收费、接受或索取企业财物的；
f） 其它有损本厂信誉，受到国家税务部门批评的。
4. 投诉调查与处理
营销部门全面负责客户投诉的接待、处理、过程监督、建立文件管理与信息反馈。
a） 详查客户信息，确认企业基本信息、有效合同期限、技术服务分包单位、设备出库日期 或系统启用日期；
b） 了解客户投诉要求及客户投诉理由的确认；
c） 安抚客户并协助客户解决肄难或提供必要的帮助；
d） 填写《客户投诉处理单》，根据投诉分类拟订处理方式、责任单位人员，并迅速传达投 诉信息与处理结果；
e） 客户投诉案件的登记、处理时效管理及逾期反应；
f） 与客户接治并核实责任单位反馈客户投诉的发生原因调查、审核及妥善处理情况。必要 时另行直接调查、取证、处理和报告；
g） 客户投诉改善对策的提出，责任单位改善对策的检查、执行、监督及效果确认；
h) 建立《客户投诉处理管理台帐》，每月汇总客户投诉情况，《客户投诉案件统计表》；
i) 出具投诉处理意见报告；
j) 客户投诉处理中客户投诉反应的意见通报有关部门追踪改善。
技术服务分包单位 (被投诉单位 )或被投诉部门在处埋投诉案件时，应做到以下内容 :
a) 有义务无条件配合本厂营销部门处理客户投诉案的调查；
b) 针对客户投诉内容详细调查，并拟定处理对策及执行检查；
c )处理时效内反馈客户投诉调查、处理情况，若"客户投诉处理单"内容不够填写的，可附
页。反馈的调查报告或单据须由被投诉单位主管或领导签字、盖章；
d)客户投诉改善对策的执行及情况汇报，拟定责任人员及处理意见。
《客户投诉处理单》编号原则
431《客户投诉处理单》的编号原则为：年度(XX)月份(XX)流水编号(XX)
编号周期以年度月份为原则
客户投诉的管理
客户投诉电话
a) 投诉电话由营销部门电话中心负责；
b) 投诉电话作为专线电话，保证畅通，不得挪作他用；
c) 投诉电话由专人值班，值班期间，值班人员不得擅自离岗；
d) 接听投诉电话时，态度良好并使用规范用语，严禁与客户发生争执；
e) 电话值班人一定要坚持原则，对客户作必要的安抚工作，遇特殊情况，如客户恶意投诉
或无理纠缠影响投诉热线正常畅通时，及时转告主管或部门领导，妥善处理；
f) 详细记录客户信息并认真填写《客户投诉处理单》，及时交主管；
g) 每日统计当天投诉电话，每月5日前将上月投诉电话汇总、统计交主管；
h) 值班人员必须如实、完整地记录投诉次数、投诉内容，保证第一手资料的正确性、完整 性，杜绝任何漏记，隐瞒或不实的投诉记录；
i) 值班人员必须加强保密观念，不得在任何时间、任何地点泄露投诉电话内容，否则，将 受到纪律处分；
j) 投诉电话规范用语 ：
您好， ~~~~投诉热线，请讲！
“谢谢，我们会及时处理并尽快给予答复。”
“感谢您对我们工作的监督，希望继续得到您的支持！再见！”
客户投诉调查及处理
业务人员接到客户投诉时，首先，应即查询该企业，确认企业基本信息 （ 名称、税 号、地址、