OA使用管理制度(免费).doc

OA 使用管理制度公司办公自动化系统( 以下简称 OA 系统) 是实现网上办公和信息资源共享。 OA 系统是公司信息化建设的重要组成部分, 是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司 OA 系统的管理, 提高公司工作效率。有效降低和节约成本,加快我公司信息化建设, 保障文件和各种信息传递快捷通畅,结合公司实际,制定本制度。一、组织职责 OA 系统的运行中,公司各部门各负其责,协同配合,职责如下: 1. 公司综合办公室是 OA 系统的管理部门,主要职责为: ⑴、负责制定 OA 系统规章制度; ⑵、负责确定、监管 OA 系统管理员的权限; ⑶、负责 OA 系统各职能部室工作流程设计的审核; ⑷、负责对系统内的信息保密情况进行定期检查、监督; 2. 信息化督察组是公司 OA 系统工作监管执行部门,负责 OA 系统监控、检查、督办工作主要职责为: ⑴、负责 OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监督; ⑵、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转; ⑶、负责 OA 系统规章制度执行工作。 3. 信息化技术组负责 OA 系统的管理维护和服务支撑工作,保障系统日常运行。⑴、负责 OA 系统各职能部室工作流程设计工作; ⑵、负责公司领导和相关人员的培训和技术指导工作; ⑶、负责工作流程的归档,并为其他部门提供查询; ⑷、负责功能模块各部门书写权限的设置。 4. 其他部门主要职责为; ⑴、负责制定本部门 OA 系统响应管理制度; ⑵、负责制定部门 OA 管理员, 参与本部门工作流程的定制、文件夹的监理以及本部门 OA 系统终端的日常维护、人员培训等工作; ⑶、负责根据本部门工作需要,提出优化需求; ⑷、对公司制度、报告、考核、档案、报表等有价值的内容、信息, 在发布的同事,发布人还应进行备份,以避免信息丢失; 二、文件管理公司各部门发出、报送的各类文件(包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等)原则上统一采用 OA 系统发送。 1. 电子公文要素与纸质公文基本一致,包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 2. 电子公文与纸质公文具有同等效力,如需要对外提供纸质文件, 各部门可向公司办公室申请正式文件,公司各部门逐步删除打印机驱动,不再打印文件。 3. 办理工作业务使用本系统设定的工作流程,根据文档管理一体化的原则,做好电子文档的归档,并妥善保管归档记录,备查。三、登陆规范 1 、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后登陆一个小时, 中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次, 以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送, 工作流节点必须保证长期登陆进 OA 办公。 2 、系统用户必须填写好完善的个人档案,保护好个人登陆密码并定期更换。多人共用一台计算机, 如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统,以免他人介入工作环境。四、 OA 系统安全 1. 所有用户应严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。 2. 按照公司《计算机管理制度》的规定,严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件。 3. OA 系统的所有用户,不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会