兽药GSP文件：档案管理制度.docx

*****兽药销售公司GSP文件
文件名称 档案管理制度
编号：2010-21
起草人：
起草日期：201眸12月1日
批准人：
批准日期:201咋12月4日
执行日期：201眸12月4日
为规范公司档和凭证案管理，增强公司档案和凭证的实用性和有效性， 特制 定本制度。
一、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营 情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具 有参考价值的文件资料。
二、公司的档案和凭证管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
三、档案和凭证管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完 整、安全保密和使用方便。
四、资料的收集与整理
.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、 七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原 始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以 上级的文件必须把原件放入档案室。
五、资料的分类与归档
.公司档案资料的分类依据有关规定执行。
.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
六、档案的借阅
.总经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由经理办理《借阅 档案申请表》送经理核批。
.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅， 机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅 时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理批准。
.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
七、档案的销毁
.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批 表》交总经理审核批准后执行。
.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料， 由总经理批准后方可销毁。
.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案 资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
.在销毁公司档案资料时，必须由总经理指定专人监督销毁。
合同管理制度
1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩F略语
4 职责
总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。