文书管理制度.doc

文书管理制度
文书管理制度 文件收发规定
(一)公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发。
(二)文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印、盖章。
(三)文件和原稿由办公室分类归档保存备查。
(四)属于秘密的文件核稿人应该注明"秘密"字样并确定报送范围。秘密文件按保密规定由专人印制、报送。
(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
(六)外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记。由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送。
(七)传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实 公文管理规定
第一条 本公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题指导或商洽工作的重要工具。
第二条 本公司公文实行统一管理。公文的管理要做到规范、准确、及时、安全。行文单位要克服官僚主义和文牍主义。
第三条　各部室、各单位及各有关人员对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项必须严守机密不准随便向他人泄露。
第四条 \pnb0公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份由起草人送有阅文资格的人员传阅机密文件按审阅人数打印阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。
第六条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
草拟公文应注意以下事项： (一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
(二)反映情况要客观实事求是。
(三)文字要准确、精炼条理要清楚层次要分明结构要紧密用语要规范。
(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批急件的当天批复；一般文件的三天内批复。
第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真阅完后要签名并注明日期不得圈阅。需要签署具体意见的要明确、具体。
第九条 公司所有发文发文单位应有存档并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的还应附批复件。
第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后应先做好归类、登记然后根据文件的内容分送有关领导阅示。阅示完毕后由总裁办收回归档。
第十一条 所有文件发放一定要有登记、签收手续。
第十二条 公司发文一定要由总裁办统一编号： (一)以公司名义对外发文一律×××字(××年)××号； (二)公司党总支发文用××党字(××年)××号； (三)以工会、共青团、妇联名义发文用××政字(××年)××号； (四)公司监事会发文用××监字(××年)××号； (五)董事局发文用××董字(××年)××号； (六)董事局委员会发文用××董×字(××年××号； (七)董事局委员会所属机构发文用××董××字(××年)××号； (八)其他管理部门的发文用×××字(××年)××号。
第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意一般不对外发文。
第十四条 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等其他文件一般用公司信笺印发。
文书管理规则
□ 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化以增进文书处理之品质及效率特订定本规则。
第二条 范围 本规则所称文书管理指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部 门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
□ 承办部门 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条 管理部门
(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各公司、部门间来