公司文件与档案管理制度word.doc

公司文件与档案管理制度
准确、要做到规范、文件与档案的管理，公司文件与
档案实行统一管理。第一条
及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。
总裁办公室是公司
文件与档案的主管部门。
称呼规范：第二条
公司本部：指公司总部包括总裁办公室、人力资源
部、资金财务部、资1)
产管理部、投资管理部、审计监察部、投资银行部、
研究发展部。
各部门：指公司本部各部门及中国木材流通协会2)
3)所属公司：指华星大厦、北京地产公司、天津中
木、天津奥克亚、华东
公司、上海公司及其它公司全资、控股或参股的具有
独立法人资格的公
司
集团：指中国华星发展集团公司4)
董事会：本公司董事会。5)
所属公司内部之间及与公司及各部门、第三条本规定
所称文件是指公司董事会、
外界〔包括政府机构、企事业单位、法人机构、个
人〕相互交流的书面
文档、电子文档、、电报、电子邮件、图书期
刊、声像材料等。
凡涉及公司的文件均需由总裁办第四条公司本部的文
件管理部门为总裁办公室，
公室统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公
司的办公室或总裁
办公室。管理文件与档案的部门要设专职文件与档案
管理员。
第五条公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发
文，以党委名义发文，以
工会名义发文。
发文文号规范各部门发文必须先向总裁办公室申请发
文文号，第六条文号管理：
如下：
此文号用于公布公司的重号，年中阳光司字以公
司名义发文：1)
大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发
文；
号，此文号用于涉及总年以总裁办公室名义发
文：中阳光管字2)
裁办公室业务的发文；
号，此文号用于涉及人年以人力资源部名义发
文：中阳光人字3)
力资源部业务的发文；
号，此文号用于涉及以资金财务部名义发文：中阳光
财务字年4)
资金财务部业务的发文；
号，此文号用于涉及年以投资管理部名义发文：
中阳光投资字5)
投资管理部业务的发文；
号，此文号用于涉及审年以审计监察部名义发
文：中阳光监字6)
计监察部业务的发文；
号，此文号用于涉及年以投资银行部名义发文：
中阳光投行字7)
投资银行部业务的发文；
年号，此文号用于涉及以资产管理部名义发文：
中阳光资产字8)
资产管理部业务的发文；
号，此文号用于涉及研年以研究发展部名义发
文：中阳光研字9)
究发展部业务的发文；
号；年以党委名义发文：中国阳光党字10)
以工会名义发文：中国阳光工字11)号。年
号开始，公司及各部门采用大排序001公司文号顺序
以年为单位从12)
的方式编号。
各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。13)
发文种类：第七条
请示：请上级指示和批准。1)
2)报告：向上级机关汇报工作，反映情况。
指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原
那么。3)
批复：答复请示事项。4)
通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章
制度、要求下级办5)
理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级
公文，公布应当遵
守或周知的事项。
决定：对某些问题或者重大行动作出安排。6)
7)函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会
有关事项。
会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要
求有关部门共同遵8)
守执行的。
号纸，横排。B5发文格式：采有第八条
文件抬头：中国阳光投资集团文件，红字。
1)
文号：加黑宋体小四号字。2)
主送单位及标题：加黑宋体四号字。3)
倍半行距。1正文：仿宋小四号字，4)
单位印章：红色公司章。5)
日期：加黑宋体四号字，用大写。6)
抄报、抄送、存档：宋体四号字。7)
草拟公文应注意以下事项：第九条
内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法
令及地方性行政规1)
章。
反映情况要客观，实事求是。2)
文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构
要紧密，用语要规3)
范。
人、地、物名、引文及时间要具体、准确。4)
发文程序：第十条
发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首
先到总裁办公室申1)
请文号，并填写发文登记表。
后交由需会签的部门，首先由部门经理及主管总裁审
核，各部门发文前，2)
由会签部门经理签字确认后，交总裁审批。
总裁审批后，由总裁办公室秘书负责盖章及形成正式
文件下发。3)
文件发送与签收程序：第十一条
1)总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理，公司本
部采用书面签收发式，
由部门经理在文件发文单上签收。
对公司所属公司发文，首先由秘书以方式发送文
件，然后采用