会议室预约流程.docx

公司内部档案编码：[OPPTR-OPPT28-OPPTL98-OPPNN08]
会议室预约流程
目的与适用范围
目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况，制定此会议室使用申请实施细则。
责任：会议室使用管理由公司人力资源部负责，并实施监督
2、会议室使用申请办法
会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方，未经允许不得挪借他用。 公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。
为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天邮件通知总秘，若临时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘根据预约时间先后统一安排会议室。
会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主，如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决，并知会总秘。
各部门使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，明确使用时间、是否使用设备、参加人数等。
如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。
开会期间，请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、电脑、激光笔等，其他人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议室。
会议结束后，申请人应及时整理会议场地（包括桌椅的归位、卫生清洁），关闭各种电器，切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会总秘，以便及时报修
。
3、流程/程序
临时会议提早2小时时
②、③
填写会议室使用申请表
总秘
提前一天邮件通知
结束
验收会议室
整理会议场地（桌椅归位），关闭仪器切断电源知会总秘
会议室会务准备并使用会议室
①
当天下班前整理会议室申请表，并通知会议室安排情况
人力资源部
申请人
流程节点
根据工作需要
4、备 注：
①临时举行会议，请尽量提前通知，方便安排会议室并准备相关事宜。
②临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始15分钟后拨打电话询问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。
③需延长会议时间，请提前告知，方便安排。
5、生效时间
此制度自2013年4月1日起生效。
6、附录
《会议室管理登记表》、《会议安排单》
会议室使用申请表
申请部门
　
申请会议室
　
　
使用时间
年 月 日 时 至 时
会议内容
　
参加人数
　
主持人
　
出席领导
　
需准备事项

其他要求
　
申请部门
负责人意见
　
总秘意见
　

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