外部会议制度.doc

外部会议制度.doc外部会议制度
、展会
1、 年度计划
每年年度总结时，由营销部会同企划部编制下一年度展会年度计划，并初步 安排每一次展会的人员、物资和经费预算，呈送董事长和顾问。
2、 展会筹备

每次展会，由营销副总会同企划部牵头，提前两个月准备，成立展会组委会， 确定主要成员，启动参展各项准备工作，并制定详细的参展方案，内容包括人员、 展品、后勤、费用、日程、流程、接待、招待、参观、车辆、礼品、晚宴、总结 等。报请营销总经理，顾问或董事长审批。

展位由营销副总和企划部确认落实，获取参展手册、位置图、平面图等相关 资料。

展位设计由营销副总安排企划部自行设计搭建或委托设计公司，委托设计 的，须呈报效果图，定稿后签订搭建合同，并详列用料清单。

行政人员 前台接待、后勤支持、现场协调
由营销部副总排定参展的总部行政人员，并确定岗位位置和具体的工作内 容。
业务人员一一客户接待、产品介绍、签约洽谈等
原则上每次展会仅省区经理参加，特别通知的除外。展会前应进行培训、动 员，展会时应进行早晚集合、客户接待、产品介绍、签约洽谈、陪同参观、招待 安排等，展会后进行总结汇报。
技术人员一一产品讲解、签约
由营销部副总排定讲解人员、签约人员等进行技术支持，并排定岗位位置和 具体的工作内容。
布展人员 布展
由营销部副总和企划部安排人员提前到展，协调搭建、布展、食宿等事宜。 人员至少应包括设计、安装、讲解、后勤等。

由营销部副总安排培训部、技术支持部和生产车间等部门协同，确定展品、 展品运输、位置摆放、收回等事宜。

后勤包括展会期间公司人员和关联公司人员住宿、交通及路线、工作餐安排, 相关领导和代理商住宿、招待、车辆预订安排，费用借支登记，收入登记和保管， 参观接待联络，纪念礼品安排等。

费用是指展会期间发生的与展会相关的费用，包括展位相关费用、设计搭建 费用、展品运输费用、公司人员食宿交通费用（包括关联公司展会支持人员，不 包括业务人员往返业务所在地的费用）、车辆费用、客户接待费用（食宿行参观 等）、宣传费用（宣传资料等）、办公费用（现场办公用品等）、礼品费用、晚宴 费用等。
展会期间的收入，由展会后勤统一保管，可以坐支，展会后经营销总经理， 顾问或董事长审批后，报财务入账冲销。

根据展会举办地，统一安排参展人员的展会筹备、布展、到展、参展、撤展、 总结汇报、费用决算等时间，根据工作内容安排参展人员工作日程和应急措施；


展会事务，展会期间涉及展会的相关事宜，包括人员、物资、费用等事务， 由营销副总排定具体事宜后，呈请营销总经理，顾问或董事长审批。

展会预算由展会后勤详列《费用预算表》，会同营销副总、企划部共同拟定， 由展会后勤呈报营销副总确认后，呈请营销总经理，顾问或董事长审批，然后向 财务借支。借支后，展会后勤只可随身携带现金不超过一万元备用，其余须打入 卡内，随用随取。展会后勤每日须进行账目清算，登记收入、支出和发票等，做 到账目清晰，账实相符。

由展会后勤按类别详列《费用决算总表》（类别有住