机关公文二维条码使用规范细则.doc

附件1: 机关公文二维条码使用规范细则《机关公文二维条码使用规范》(以下简称《规范》) 是中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局根据公文管理的需要, 提出并制定的应用于公文管理的条码规范。为尽快在政府系统中推广应用公文二维条码(以下简称条码) , 特制定本细则。一、条码的使用范围条码可应用于各单位制发的各类公文( 本细则中, 文件、简报、电报及刊物统称为公文)。二、字段使用细则(一)基本数据元素标识符:001 名称:条码版本标识符约束:必选数据格式:C11 此字段标注条码惟一版本号,由《规范》制作单位规定, 各单位必须统一使用,不可更改,本条码规范的版本号为: GB0626-2005。标识符:002 名称:条码编号约束:必选数据格式:C8..20 各单位自行定义本单位内部管理使用条码的惟一规则, 保证本单位制作的每一个条码均是惟一的。条码编号可由字母与数字组成, 可以在单位内部按大流水编号, 也可按业务种类或其他规则进行编号。标识符:003 名称:发文单位约束:必选数据格式:C2 40 此字段标注的发文单位统一使用规范简称, 无规范简称必须使用全称; 如果是多个单位联合行文, 只标明主办单位即可,但要在后面加一个“等”字,以体现出是联合行文。标识符:004 名称:公文种类或刊物名称约束:可选数据格式:C0 30 此字段标注的文种要符合《国家行政机关公文处理办法》或《中国共产党机关公文处理条例》的规定,如“请示”、“报告”、“通知”等。标识符:005 名称:发文字号或期号约束:必选数据格式:C1..30 此字段标注公文发文字号或期号,如冀政〔2005 〕 1号、第1期。没有发文字号或期号的, 此字段标注“无”。标识符:006 名称:主送单位约束:可选数据格式:C0..40 此字段标注公文的主送单位, 比如: 上报省政府的公文, 抬头为“省政府”则此字段填写“省政府”。没有主送单位的, 此字段可以为空, 如果不是这种情况, 则此字段必须填写。对于有固定发送范围或主送单位超过40字节( 20个汉字)的,可标注“见报头”。标识符:007 名称:标题约束:可选数据格式:C0..160 此字段标注公文标题,没有标题的,此字段可以为空, 如果不是这种情况, 则此字段必须填写。如果公文的标题超过160个字节,应进行简化。标识符:008 名称:秘密等级约束:必选数据格式:C2..16 秘密等级分为无、秘密、机密、绝密四级。如需标注保密期限,直接写在秘密等级后面,比如:绝密30年。标识符:009 名称:紧急程度约束:必选数据格式:C2..4 公文的紧急程度分为无、急件、特急三级; 电报的紧急程度分为无、平急、加急、特急、特提五级。标识符: 01 0名称:成文日期约束:必选数据格式:C8 ,YYYYMMDD 此字段为公文的成文日期或刊物的编印日期, 用阿拉伯数字表示, YYYY为年份, MM为月份, DD为日, 如为单数月或单数日, 也要标双字符,如: 2006年1月1日标注为“ 20060101 ”。标识符:011 名称:发布层次约束:可选数据格式:C0..8 党委系统的发文需标注此项,分为省军级、市地师级、县团级、公开发布四级; 非固定发布层次的公文, 填写“特定范围”; 政府系统的公文没有发布层次, 此字段可以为空。标识符:012 名称:条码制作单位约束:必选数据