会议管理指引手册.doc

会议管理指引手册
会议管理指引手册
目 录
说明 3
一、会议管理的重要意义 4
（一）会议管理成为公司快速发展的屏障 4
（二）公司会议守则 5
二、例会工具总表和角色建议 7
三、例会前的准备 9
（一）制定部门例会制度 9
（二）发例会通知 11
四、例会中的过程管理 12
（一）例会管理八要素 12
（二）会议纪要表 14
（三）例会中发言技巧 15
（四）如何形成决策 17
（五）让每个人都很清楚自己在会后要做的工作 18
（六）参会人员会议评价表 18
（七）主持人例外情况处理 19
五、例会后的跟踪管理 22
说明：
本手册的直接使用者是公司的各级管理人员，其他从事项目管理和协调的同事均可以参考使用；
本手册将首先在各部门层面例会进行试行，如收效良好将考虑在全部会议中推广使用；
在您阅读本守则后，为鼓励形成工作习惯，人力资源系统将在一个月后对例会效果进行跟踪，并听取各方意见和反馈，以便对手册进行改进：
跟踪对象：各级部门经理，各项目经理
跟踪内容：部门例会制度，例会通知，会议纪要，参会人员评价
本手册中所提到和运用的工具只是希望能够培养参会人员良好的会议习惯，不具有独占性和排他性。
（二）会议守则
守则的目的在于降低工作中的会议成本，提高会议效率。
一、我们提倡：会而有议，议而有决，决而有行，行而有果。
1．能不开的会议就不开，能短开的会议就短开
2．目标不明确的会议不开
3．不论级别，敢于直言；会议决策，人人有责
4．会中不开口，会后免再提
二、我们要求
1．议程先行，有备而来
会议召集人在会议前一周，发出会议通知及会议的具体日程，在会前两天应与全体参会者进行再次确认；
参会者应先行准备议题有关资料，并于会前发给相关人员；
参会者应当在收到会议通知后24小时内进行回复，对于没有议程的会议，参会者有权拒绝；对于会议资料应认真阅读，做好充分的准备。
2．准时开始，准时结束
会议应在既定的时间准时开始和准时结束（发生不可抗力事件除外），会议主持人有责任控制好会议时间，避免会议偏离主题；
会议主持人可以在会中进行程序建议（PS），比如修改议题和时间，但需征得参会者的同意。
3．不迟到，不早退，不开小差
参会者迟到，需接受惩罚处理。具体标准为：总监及以上300元，部门经理100元，员工50元；
会议召集人迟到15分钟后，与会者可自行离会，召集人将被罚款，标准按以上双倍执行。对于不可抗力导致的迟到，应提前向召集人做出说明，屡次说明者，个人诚信将受到质疑；
所罚款项将用于会议条件的改善 / 学习资料的购买 / 部门团队建设；
会议中所有手机应置于静音或关机状态，重要会议召集人有权要求关机状态，并控制与会议无关的活动（如上网、个人办公、接听电话、发短信等）
，如果违反，第一次口头警告，第二次按罚款标准执行；
对于参会者的迟到和参会情况在会议纪要中应明确记录。
4．会议决议，必定执行
会议召集人应当在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要表并发送所有参会者，节假日顺延。参会者应自行记录与自己有关的决议事项，以便尽早开展工作；
对于会议通过的决议，责任人应落实执行；
参与者有义务就会议内容与系统、部门内同事进行沟通分享；
下一次会议之前，检查和回顾上一次会议成果，对于时间和质量未达到标准的应说明原因。
二、例会工具总表和角色建议
例会流程
表单工具
会议主持人
角色建议
管理责任人
角色建议
参会人员
角色建议
例会前准备
例会通知
拟写例会通知
进行时间管理
制定和坚持部门例会制度
确定议题和目标
认真阅读例会通知
提前准备
例会进行
会议纪要表
时间管理：准时开始，准时结束，
PS技巧，控制跑题
引导讨论技巧：IG和KP技巧
现地现物，当场决策，明确执行人
充分发表意见，会上不开口，会后免再提
对事不对人
例会后跟进
会议评价表
2日内发送会议纪要表
监督执行情况
对执行不力现象态度鲜明
坚决执行
三、例会前的准备
（一）制定部门例会制度
各部门可以根据自身实际情况，制定出本部门的例会制度。我们建议：
小部门（人数在十人以内，工作区域集中），每1-2周开一次例会；
大部门（人数在十人以上，或工作区域不集中），每2周-1个月开一次例会；
会议主持人的首选是经理本人，待例会的形式逐步理顺下来后，可以考虑让部门同事担任轮值主席；
明确例会的“讨论误区”，也就是例会中不涉及的内容，例如：避免深究发生质量问题的原因和责任人。
例会主要内容：
跟踪上次例会的执行情况：