材料采购管理制度-小公司采购管理制度.doc

材料采购管理制度:小公司采购管理制度
强化材料成本管理，准确、及时地核算工程材料成本，规范项目部及直管工程部相关部门之间的配合，协同管理好材料的收、发、存及规范材料核算，加强对材料供应商的管理，确实有效控制好工程材料成本，实现公司效益最大化，特制定以下办法：
总则项目材料采购货比三家，以质优价低为原则。
项目部材料现场管理，以计划为指导，材料供给及时不影响工程进度，工完料尽，做到材料不积压。
工程直管部严格执行公司“五集中一加强”制度，对材料采购计划、询价、采购、供给、调配进行统一管理。加强项目部之间互通有无，降低工程成本，提高材料使用效率。
材料计划分为总计划及分部计划：1、总计划：工程项目投标预算出来20天内(正常投标工程)或开工50天内（无投标情况下，分节点、分阶段报），项目部须向直管工程管理部提交本工程所需材料的总计划用量（依据为施工组织设计、预算等相关资料），此计划需经现场主管工长计算→成本核算员审核→材料员编制→项目经理签字认可后上报。计划应及时准确，计划表中标明计量单位、数量、规格、型号和材料计划预期进场时间，有特殊要求的需做备注。2、分部计划：在施工过程中，项目部根据工程进度，以总计划数量为基础，按月分批提出工程分项的材料采购计划表。此计划表需提前7天由项目部主管工长，按设计图纸计算施工消耗量，交项目部材料员制定计划表并报项目部成本核算员核定，交项目经理审批后报直管工程管理部并注明进场时间（上报时间为每月28日前）在施工过程中，如因投标工程量清单不准确或者设计变更等原因造成的材料计划总用量变化，项目部应及时对原报计划进行调整，并注明原因后报直管工程管理部备案。
材料询价：根据工地材料所需计划，做好市场调查，了解价格信息，所有材料均需询价（询价表）后经评审组评审决定（询价评审表）方可采购。工程直管部全体人员均负有对材料询价及降低材料成本的责任（人人均可询价，确实做到人人有责、人人有权。同品牌同质量的材料价低者优先选用，如提供信息一经选用，将视降低成本多少给予提供材料询价信息人相应奖励）。询价人提供信息必须真实可靠，不能道听途说，如因询价人主观原因提供信息不真实，引起工程施工进度延误，将取消他的询价资格。材料询价必须提交书面询价报告表（普通材料询价厂家或供货商不得少于5家，特殊材料根据市场情况确定询价家数）。主材（钢材、水泥、商品砼）实行三级管理制度。为保证采购不被延期，按公司规定三级询价需在2个工作日内完成（其中项目部、工程管理部询价需在1个工作日完成，公司企管办询价在1个工作日内完成）。项目部、工程管理部、公司企业办进行询价后做好三级填报，交公司职能部门审批。其它材料实行二级管理，项目部（需询价至少3家）、工程管理部材料部门分别组织询价，同期由直管工程管理部领导随机选取1-5名临时询价员进行询价，经综合比较后报工程管理部主管领导审批。如项目部没有及时填报询价表，则材料由直管工程管理部门材料组负责询价报领导审批后采购，该材料单价视同最低价，项目部必须按有关程序办理验收及支付材料款手续。
材料合同管理：由企业办事机构统一采购的材料（钢材、水泥、木材、安全防护用品）经询价后报送公司企管办审批后签订合同，合同签订后，材料进入现场。由直管工程管理部采购的材料，合同由项目部先拟定初稿，直管工程管理部材料部门会同
成本员（高志宏）与供货商（生产厂家）协商拟定，经项目经理签字后报直管工程管理部领导批示，并报送公司企管办审批（审批时需附合同审查备案表、招标、议标相关资料或询价表），审批合格后合同成立，材料才可以进入现场。所签订的供货合同，材料科、财务科、项目经理部各执一份。做好合同的收发和登记，以便公司的审查。并于首次付款前交财务部门原一份，否则，财务科按公司规定不予付款。
材料采购：项目部无采购权，只有询价权。未经直管工程管理部审核同意的私自采购行为，直管工程管理部财务将不予付款，原则是谁采购谁负责。根据项目部所提交的材料计划，凡属公司集中采购的主要材料，严格按公司的具体实施办法执行，其它材料则由直管工程管理部组织询价采购（采购金额为10000元以上的采购计划需提前7天 上报，采购金额为10000以下的须提前在5天上报）。一切材料均需直管工程管理部审核批准后方可采购，特殊情况下，临时增加的采购材料或在工程施工中急等用的零星采购材料（金额为1000元以下），由项目部向直管部财务部门汇报并请示直管部领导批准后方可采购，同期需补齐手续（临时采购计划、零星采购材料放行报批表、采购材料询价报批表）报直管工程管理部核实备案后，直管工程管理部财务给予付款。
备注：凡是未提出或是未经批准的材料采购计划，如项目部擅自采购（包括施工机具设备、办公用品、食堂用具、项目部需用物品等）直管工程部财务一律不给予付款