会议管理制度
目的
为规范公司各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、缩短会议时间,提高会议质量,提高公司的办公质量和工作效率,建立健全决策机制,特制定本制度
会议要求:
,着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
,提高效率。会前应做好充分准备,做到充分沟通,心中有数;对议而不决的事项提出解决的原则与方法;各类会议力求精干、高效,工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义。
。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会人员要按照职责分工传达、贯彻,落实,力求取得具体成果。
。会议主办部门应加强会议管理,做好会议安排;与会人员应认真准备、准时参会,不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为参会。
本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议,如公司领导工作例会、总经理办公会、公司专项会议、部门例会等。
会议计划与统筹:各类会议的召开为保证效率,会议发起人应做好会议计划。会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。
,会议召集部门应及时报给行政管理部,由行政管理部进行统一安排,方可召开。
,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向总经理请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
,应由信息部提前做好投影设备连接调试工作;
,行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置,并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品;
,应由行政管理部专人负责各项准备工作,具体包括以下内容:
会议议程安排:会议发起人应将会议议程提前报交公司领导或主要参会者。
会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发);
:由会议发起人确定会地点,由行政部确保会议室卫生环境的整齐整洁。
:由行政部安排人员负责服务事项。如端茶倒水、准备资料等。
,会议通知形式一般为电话通知。但需对会
议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知。
会议签到:由行政部提供会议签到表,并通知与会人员。
,一般是总经理助理或者行政部文员
、摄像工作。
“谁主办,谁组织”的原则
:
,检查会务落实情况,做好会前准备。
,将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进
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