物业公司档案管理制度.pdf

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物业公司档案管理制度

1 档案立卷归档制度

(包括印刷品和音像制品等)归档范围
凡是反映公司活动和基本历史面貌,具有查考利用价值的文件
材料均应归档。
不宜由各部门保管,应直接交存档案室的文件材料。
公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件,包
括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、
会议纪要等。
公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。
本公司的科学技术专业文件。
工程建设设计、施工、竣工等过程中形成的文件和图纸。
各类财务资料由财务部门负责归档保管。

各项业务工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,
指定有关人员负责积累、整理和移交, 在积累过程中要做好原始文件的登
记工作。
各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计
划和管理标准,列入有关人员的职责范围,并作为考核的依据。
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凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等
均归入所属基础资料档案,但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、
合同档案。



密级档案
是指依照法定程序确定的,在一定时间内只限一定范围人员知悉的档
案。
非密级档案
是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。
档案的密级分为四级
绝密级、机密级、秘密级、和非密级档案


必须是原件、正本,符合文件格式
必须签字、审批手续完备,字迹清楚,图面整洁
必须齐全完整、装订整齐、并经适当的整理
是传真件的应复印后以复印件归档
要用耐久的字迹材料书写,如碳素墨水、蓝黑墨水,禁止采用 圆