采购交期管理规范.docx

采购交期管理规范
一、 目的
在必要的时间内准时获得生产经营活动必需的物料， 维持正常
的生产活动，减少因采购交期延误造成的公司损失。
二、 适用范围
适用于公司生产物料的采购过程， 非生产物料不在本管理范围
之内。
三、 确定合理的采购周期
每年1月，由采购部根据上年度的供应商状况和物料需求状况、 物料性质制定本年度《采购周期表》，并向各相关部门发放，作为 物料请购管理、库存管理、采购交期管理之参考。
四、 建立合理化库存
每年1月，制造部根据上年度经营状况和本年度营销目标制定 合理《安全库存表》，采购部长应该提出合理化建议，共同确认合 理化库存表，库存表应该发放至下料、总装、机加工、仓库和采购。
五、 交期的计算
自采购部收到《请购单》至使用部门要求的交货日期止。
六、 采购订单的下达
（一）责任采购人员收到请购单后应该及时和供应商沟通交期， J
时下达采购订单。
1、签订长期合约关系的物料及供应商，应该在收到请购单后 8个
工作时内在《合格供应商名录》中选择供应商下达订单和订单确认。
（通过订单回传，没有传真的供应商电话确认并做好记录确认供应
商已经收到采购订单和确认接受交期）；
2、 已经有合作关系的原材料供应商，应该在 8个工作时内向其发 出〈〈询价单》，并督促其在 24个工作时内提供报价单（最长不超 过2个工作日），收齐报价后 12个工作时内完成制作《比价单》、 报价审批、制作采购订单、订单审批、订单下达和订单确认。
3、 采购人员认为有必要扩大询价范围并准备向新供应商订货时，
应该事先估计询价、报价、合同签订、付款、供应商准备、运输等 各项作业所需的时间，最长不超过 5个工作日完成订单确认，并
确保在使用部门要求的时间内到货。
（二）没有采购过的物料
1、 责任采购人员收到申购单后，应在 1-3个工作日内收集供应商 信息，收集报价，并根据实际情况和使用部门、技术部门沟通， 共同筛选意向供应商，如有必要应该到供应商处实地考察，最终
由总经理审核价格后下单订单，确保供应商按期交货。
2、 只进行意向询价而未有明确采购需求的物料，使用部门应该填 写《价格需求表》，明确物料规格和技术要求，价格需求时间； 责任采购人员收到《价格需求表》后及时收集供应商信息和报价， 并根据实际情况和使用部门、技术部门沟通后共同筛选意向供应 商，在使用部门要求的时间内把意向供应商和报价填写在《价格 需求表》上反馈给使用部门。
七、交期的控制
（一）供应商确认订单后至交货日期前， 采购人员应和供应商保持
必要沟通，了解其备货进展，做好沟通激励，必要时可以使用书面
的《交期确认函》要求供应商书面确认备货进度，防止出现交期延 误。
（二） 对于重要物资采购，除要求供应商报告进度外，如有必要还 应前往供应商工厂进行实地访问查证。
（三） 采购人员发现供应商供货进度可能会影响正常的交货期限
时，应及时采取措施，消除进度滞后。
八、 明确交期违约责任
采购人员在进行采购洽谈时，应在明确交货期限的基础上，与供应
商达成对交期违约责任的共识， 并以合同条款的方式在采购合同中 体现。
九、 交期延误处罚
（一） 因供应商原因导致的交期延误，采购人员应及时进行催货， 要求供应商根据合同条款承担违约责任。
（二） 因本公司采购人员原因造成的交期延误， 应加强采购人员交
期意识，提高采购人员业务素质，并对相关责任人进行批评。对
公司造成严重损失的，依照《员工手册》处罚。
（三） 因双方沟通不畅造成的交期延误， 采购部长首先应加强内部
控制，改进采购工作业务水平，加强同供应商沟通，建立完善、畅
通的沟通机制。
（四） 因偶发不可抗因素造成的交期延误，应与供应商协商进行 处理。自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿；其他偶发
因素造成的损失，应和供应商协商解决， 力求将双方损失减小到最 低。

(一)每出现一次交期延误， 使用部门应该书面通知采购部长和人
力资源行政部，采购部长和采购人员应该根据采购经验， 对交期延
误原因进行总结，出具书面的分析报告和改进措施。 属于采购人员
责任和供应商责任的交货延误， 由人力资源行政部记入采购人员和
采购部长考核记录。属于其他部门责任或者沟通不良导致的交货延 误，由人力资源行政部另行处理。
(二)交期延误常见原因分析表:
交期延误常见原因分析表
原
因
具体内容
原
因
具体内容
供 应 商 的
责 任
(1)接单虽超过供应商的
产能
采 购 人 员 的 责 任
(1)供应商选定错误
(2)供应商技术、工艺能
力不足
(2)业务手续不完整或耽误
(3)供应商对时