分析报告- 项目用户需求分析报告.docx

RRRRR项目
用户需求分析报告
文件状态：
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文件标识：
iABCD-ECM-05-07
当前版本：

作 者：
完成日期：
20XX-05-07
版 本 历 史
版本/状态
作者
参与者
起止日期
备注
目录
1. 合同管理项目现状调研和需求分析的目标 6
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2. 现状调研和需求分析的范围和方法 8
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3. 需求分析点-组织机构 9
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ABCD组织机构图 9
总部机构图 10
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4. 需求分析点-合同业务 17
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5. 需求分析点-合同业务流程 22
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6. 需求分析点-主数据维护 32
供应商信息 32
产品信息 32
7. 系统集成需求 33
本文档中用到的简称对照表
全称
简称
有限公司
RRRR
Emptoris Contract Management（合同管理软件）
ECM
合同管理项目现状调研和需求分析的目标

随着业务国际化、信息化的发展，RRRR在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于20RR年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为ERP系统。但是随着公司业务量的扩大，RRRR在20RR年下半年，企业管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限，通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问题。
而且当前RRRR国际贸易有限公司的合同都是线下审核， 虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏， 在会审的业务上， 或者出现层层重复审核的情况， 或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。

需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP系统改造优化，通过合同的结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统防控合同管理风险的目的。
合同管理软件项目要实现的目标为：
1、降低风险：
通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、审核过程中的差错和遗漏；
通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录， 避免有人随意变更条款但却没有说明， 审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮， 避免线上线下内容不一致；
通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断， 触发不同审批流， 降低合同管理风险；
通过合同管理， 有效的实现风险预警管理， 包括：应收账款逾期、逾期收货、增值税票未收等， 从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。
2、提高效率：
（1）通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分， 大大降低审核时间， 提高审核效率； 审批权限合理下放， 减