《文书档案整理方法》.ppt

文书档案整理方法
整理课件
名词解释——目录号
目录号是构成档号的重要部分，是将本机构文件材料科学划分类别的重要工具。
目前，每一个目录号都代表了各自单位某类文件材料的某个期限的全部归档文件。
例如：教育局规定
档案门类与期限
目录号
档案门类与期限
目录号
文书卷永久
1
会计卷永久
4
文书卷长期
2
会计卷25年
5
文书卷短期
3
会计卷15年及以下
6
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提 示
1、每个目录号中只允许有一册案卷号为“1”的
案卷。
2、一个目录号内案卷应该按照同一组流水号
排列。
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一、文书档案排列与整理要求
1、文书档案案卷排列方法：
保管期限——年度——内容
（目录号） （案卷号）
订卷整理排列方式——某学校目录号“1”的案卷排列
科室
案卷号
年度
党办
行政办
工会
团委
教务
德育
体卫
2007
1-5
6-10
11-11
12-14
15-25
26-34
35-37
2008
38-40
41-45
46-47
48-50
51-53
54-60
61-63
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订卷整理排列方式——某学校目录号“2”的案卷排列
结论：每个目录号内的案卷号有且仅有一组从“1”开始的流水号。在一个学校，占用了多少个目录号就应当有并且仅有多少个案卷号为“1”的案卷。
2、案卷内文件材料的排列：

每册案卷的卷内文件材料都应从“1”依次排列，一卷一断号。
科室
案卷号
年度
党办
行政办
工会
团委
教务
德育
体卫
2000
1-4
5-11
12-13
14-17
18-25
26-34
35-38
2001
39-40
41-45
46-47
48-50
51-56
57-60
61-63
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3、订卷、整理的基本要求
案卷封皮、脊背要填写齐全、整洁。
拟写案卷标题要紧扣案卷内容，体现卷内材料的作者、 内容以及文体，一般不超过50个字。一本案卷内的文件材料一般不超过三类，并且本单位文件与外来机关单位文件材料不能组在同一本案卷中。撰写标题不能列举条目，要写成一个句子的形式。
要对卷内文件材料的纸张大小进行整理，必要的要进行剪裁与裱糊。
要对每卷内的文件材料编写页号，案卷目录、备考表要认真填写，保持整洁，避免出现错别字与污迹。
案卷标题与卷内目录的标题不要过于简单。
案卷杜绝出现铅笔、圆珠笔、红色、纯兰色水笔的字迹 。
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文书档案图例
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文书档案图 例
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